会议工作与实训教材课件.ppt

会议应急方案 人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题 行为问题 住宿、餐饮、医疗、交通、通讯（标准、稳定、可靠、迅速）娱乐、值班 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间 开会期间的工作 ? 与餐厅的联系 ? 与会场的联系 ? 与服务台的联系 ? 与客房部的联系 ? 处理突发事件 会议信息的搜集 会议信息的 利用 会议信息 的传递 会议信息 的加工 一、会议信息的搜集 会议信息搜集的主要渠道：向全体与会人员搜集文件，向会议的领导人、召集人和发言人搜集文件，向有关的工作人员搜集文件；并搜集各种会议记录；召集各团组联络员碰头会，汇总情况；搜集会议代表的发言稿、书面建议等。 商务会议信息的搜集方法：召集能够提供信息的人开会；提供书面材料；通过个别约见有关人士，当面向他们搜集信息；小型会议结束时，由秘书人员在会场门口随时搜集；对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员，及时采取个别催退的方法；按清退目录收集。 大中型会议文件的搜集，可事先印发会议文件清退目录，要求每位与会者在会议结束时，根据目录整理好要清退的文件，统一交至会议秘书处；或由各组秘书收齐后交给秘书处；限时交退，搜集会议工作人员手中的文件，可采取下发会议文件搜集目录的方法，限时交退。 信息搜集的要求：会议信息搜集过程实际上是深入会议活动，了解会议情况，掌握会议信息的过程。齐全、及时、准确、有效是商务会议信息搜集的基本要求。 二、会议信息的加工 会议信息加工是利用一定的科学规律和方法，根据信息的特点，对搜集到的大量的会议信息进行鉴别、分类、存储、综合处理，使信息系统化、有序化、综合化。 会议信息筛选的过程就是其价值的判断过程，必须有明确的目的性、针对性和价值观。信息的筛选要善于鉴别，善于比较，善于分析，严格把关，严格选择，重点选择有实际利用价值的信息。会议信息的筛选要运用科学的态度与科学的方法进行，认真遵循真实性、典型性、科学性、前瞻性的原则 会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。会议信息分类可根据会议的性质、形式、规模、内容、范围等角度划分。会议信息不仅要分类，而且必须正确、合理地分类，注意科学性、客观性、逻辑性和实用性。 会议信息内容丰富、服务对象多，进行科学地排列存放，能够便于查找和利用。会议信息的排列方式可分为：按时序、重要程度、文种、议程顺序、问题——时间等方式排列。经过排列的文件信息要按统一方法编号，固定其在文件夹内的次序，便于查找利用。文件夹内文件信息，只要有图文的纸面均编为一页。页号编在正面的右上角和背面的左上角，要避免重编或漏编。 二、会议信息的加工 会议信息的存放要求包括：便于管理、便于反映客观实际、便于利用。 会议文件的存放方法包括：一个会议设一夹；按信息形成阶段设夹；按时间阶段设夹；按专题、名称设夹；按信息的性质分类设夹等。 经过筛选和整理后的商务会议信息，要成为最具使用价值的信息，还需要进行综合，实现信息资源的整合，形成可供直接提供有效利用的信息。 会议信息的综合方法主要有：归纳法。是将某一主题的有关会议信息加以集中，然后全面、系统深入地进行综合归纳和分析，以求完整、准确地说明会议某方面的情况。报道法。借用新闻报道的形式，在开头部分，先将要反映的会议内容概括为一段精炼的导语。然后从不同的侧面报道讨论的内容。摘录法。将发言人的发言摘要整理编排而形成信息材料。排比法。将发言的内容按一定次序排比编写。分析法。进行信息加工提炼要善于运用各种分析方法，开发出深层次的会议信息。 三、会议信息的传递 会议活动的过程就是信息传递交流的过程。无论是会前、会中还是会后，都在进行信息的传递，当面获得信息，直接交流或反馈信息，以实现信息的价值，使信息成为会议组织的前提、会议管理的基础、会议决策的依据。 准备 登记 附清退 目录 封装 发出 会议传递的各种载体 会议口头传递方式主要有面谈和电话。采用会议口头传递信息方式，可以有效提高会议效果，更好地促进与会者之间的交流，具有直接、迅速、方便的优点，但是信息不易储存和跟踪，一旦出现传递障碍，很可能误事。特别是信息在传递过程中受接收者个人原因的影响容易失真，有时甚至产生误解。 会议书面传递方式包括：会议通知、会议备忘录、会议记录和组织会议的书面报告等。书面传递方式能充分、完整地表达信息内容，将有关事宜交代得清清楚楚，方便与会者交流信息；减少情绪、他人观点对信息传递的影响，避免信息的失真；给接收者留有相当大的思考余地，让其充分理解信息，因为通过书面传递可以；多次复制及远距离传