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零星采购管理规定
一、目的
明确零星物资(含办公用品,以下同)的采购方法及审
批权限。
二、适用范围
本规定适用公司所有零星物资的采购。
三、管理职责
(一)需求部门负责填写《零星物资请购单》,负责申
购零星物资的验收工作。
(二)需求部门经办人员负责零星物资的请购编制工
作,部门负责人负责权限范围内的采购及报帐工作。
(三)物资供应部采购员负责零星物资采购计划的实施
工作及报账等工作。
(四)物资供应部仓库负责零星物资的点收入库、保管、
发放等工作。
四、定义
(一)零星物资:指非构成产品实体且价值低于5000元
的小型设备、设备修理用配件、低值易耗品、电器配件等。
(二)办公用品:办公所需的纸张、文具、计算机配件
等。
五、作业程序
(一)零星物资采购方法及审批权限:
1.使用部门根据每月正常使用需要,在每月的25日前填
写《零星物资请购单》(须明确名称、规格型号、产地、品
牌、实际数量、需求时间等),经审批后传递至物资供应部
采购员。审批权限如下:
序号 预算总金额 批准人(逐级审批)
1 低于1000 部门负责人
2 低于5000 分管领导
3高于(含)5000 总经理
2.急需物资的请购,请购人需在《零星物资请购单》上
勾选“紧急”。请购单获批后,采购员应优先处理;总价值低
于1000元,由各部门负责人自行采购。
3.涉及到公司福利、会议招待、文化宣传等物资采购工
作统一由综合管理部负责采购。
4.办公用品、清洁用品统一由综合管理部按季度进行汇
总,由物资供应部负责采购。
5.采购员通过电话或其它方式进行采购物资的询价(采
购物资的询价原则上采用三家以上的比价),并将询价情况
详细记录。
6.采购员根据询价记录进行采购物资的现场评价,并确
认购买供方(原则上选择最低报价的供方。特殊情况除外,
特殊情况时须备注情况说明),实施采购作业。
7.采购员采购物资时,《零星物资价格审批表》上物资
价格获批后方可实施采购,具体的价格限定及批准人细则如
下:
序号 含税单价 单一物资含税总价 批准人(逐级审批)
1 ≤100 ≤1000 部门负责人
2 100 1000 总经理
8.采购员根据《零星物资请购单》的内容、要求进行物
资的保质保量的及时采购,逾期未采购回厂的物资需提前向
请购人说明情况。
9.采购员需将采购物资的供方登记列入《零星采购供方
清单》,此清单须有供方名称、地址、电话、联络人、供应
物资及价格等。便于以后的采购作业参考。
10.所有采购必须事先办理审批手续才能采购,无特殊情
况不得出现补办现象。
(二)物资入库
1.采购物资回厂,采购员根据《零星物资请购单》内容
办理入库,仓库需目测检查物资的良好性,点收物资数量,
开具《入库单》办理入库手续。
2.采购员通知申请部门及相关人员对物资进行验收,入
库前由验收人在入库单上签字。不符合请购人的请购要求
时,由采购员办理换货或退货处理。
3.小型设备类物资验收,需填写《设备验收单》
4.所有物资必须先办理入库手续后使用,不允许出现空
进空出现象。对于一些特殊物资,无法搬至仓库的,仓管员
必须到现场查验实物后办理入库手续,否则视为空进空出。
(三)报销手续的办理
1.所有的发票在审批过程中,必须附有《入库单》及《设
备验收单》等。
2.入库单须经仓管员、采购员及物资供应部主管领导签
字后方为有效。
3.《零星物资请
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