会议工作与实训教材课件.pptx

; 某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。 没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。 事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还???什么企业素质和管理水平？”;分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。 这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。;;一、会务实训任务与目标;二、会务实训的条件;b 双屏;会议智能化集中控制系统图;三、实训流程;四、实训方式与要求;;一、会议策划的主要知识与流程;2.策划方案的选择方法;3 .案例讨论;二、会议策划的组织构架;;二、会议各个组织服务小组所需表格设计;三、会议筹备方案的拟写;;;一、会议通知的拟写;二、会议通知的发放管理;会议通知的发放管理;三、会议纪要的拟写;四、会议简报的拟写;会议记录与会议纪要的主要差异;五、会议文件的印制与分发;;会场选址与布置;一、大中型会议的会址选择;二、会场座次安排;主席台座次安排;;大型会场的布局;;;会议的预算与成本控制;案例讨论;二、会议预算的调整;三、会议成本的审核与控制;;一、会议的餐饮安排;一、会议的餐饮安排;二、会议的住宿安排;二、会议的住宿安排;与酒店讨论承办协议;;四、会议参观娱乐安排; 注意 事项;;会议应急方案;;？;一、会议信息的搜集;二、会议信息的加工;二、会议信息的加工;三、会议信息的传递;会议传递的各种载体;四、会议信息的利用;第八章 商务会议的视听设备;一、会议视听设备租用;一、会议视听设备租用;二、远程视频会议设备的准备;远程视频会议设备的准备;远程会议的设备检查;三、会议设备的维护;四、会议设备的调试;会议的主持人和发言人;一、会议主持人主持会议的技巧;二、会议主持人如何控制会议进程;三、秘书如何做好讨论;四、秘书如何促成会议决议的形成 ; 会后管理与服务;;二、会议经费的结算 ;三、会议经费的付款方法;三、会议总结的拟写;四、会议评估问卷设计;;会议检查和评估;实训