会议高手--深度会谈之艺术.pptx

會議高手——深度會談之藝術DF.SHENADP.PIT 目 錄前言成功的會議會議管理與會規則主席的職責與注意事項如何開場、結論、使別人 願意發言及發問的技巧 目 錄傾聽與記錄的技巧主席的工作——促動會議中的問題如何發言報告的種類論證的誤導感覺與事實抱怨的種類及如何抱怨主持會議的原則慶祝與檢討 前言會議是學習型組織的修煉場 ——深度會談的藝術會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式. 會 議 內 容會議主題會議目的議程決議 成功的會議有效藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。參與參與的人用心關注,才能讓會議得到健全發展。效率當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內完成開會,這就是效率。學習在參與開會的同時有更多學習的機會。 會議的管理會議的成本會議召開的時機重要的、緊急的議題需要集思廣益的無法私下協商的 與會的資格了解實況的人有權做決定的人重大關係的人(執行者或關心此會議的人) 會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集時間地點議程:應包含開會預定結束時間準備資料與會人員主辦單位 會議通知範例會議名稱:0321 LOSS TIME檢討週會目 的:檢討上週造成延誤的原因及改善對策時 間(起止):5/29 15:40~16:40地 點:306會議室議 程: 1.現況說明 2.各部門報告 3.廠長總結準備資料:各部門延誤工時分析報告與會人員:廠長,PIT;各部門指定代表主辦單位:PIT 決議追蹤 什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告? 議程設計由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。依照慣例 與 會 規 則要守時,堅持到底要做事前準備針對主題主動發發言,簡短扼要對事不對人,不做人身攻擊予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發言用積極的話代替消極發言以探詢、謙虛代替主觀論斷 主席注意事項獨占發言避免冗長的發言,占用大家交流意見的時間火爆浪子要能容納他人的發言,不可情緒化與他人發生衝突優柔寡斷要思路清晰,對決議事項要果斷、明確加入衝突應站在中立的立場來化解衝突操控議程應依照流程引導會議的進行,不可一人操控整個會議的議程 如 何 開 場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,並說明對會議的期待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程:會議中欲討論之事項及其先後順序和預估時間。會議期待 開場舉例說明近來因為受到客戶訂單延後交期的影響,使得本月的生產計劃目標達成率只有80%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何減少新進人員的延誤工時,第二討論新進人員的學習曲線責任歸屬事宜。首先將由業務部主管為我們說明目前市場變化對工廠訂單的影狀況,再由各位一起討論,然後各部門一一提出配合方案,最後由業務部門整合后提出執行方案。本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的生產力提升計劃,大家加油! 如 何 總 結 宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項 如何讓大家願意發言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。 發 問 的 技 巧 開放與封閉 空投與指定 傾聽的技巧 注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當歸納 不任意表露情緒 記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主詞、動詞、形容詞明確數字運用key word列點說明:可了解發言重點,歸納出主題方向一言以蔽之 主席的工作發言的促動:讓大家想發言,並說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握成功的機會。創意的促動:提出一些其他產品的優點,激發大家的創意,將別人的優點用於我們的產品上。問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外,還要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛 會議中的問題 人身攻擊 對策: 對雙方進行安撫 重申議事