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物资采购及验收管理制度 一、申购制度 1、要采买物资首先要填写申购单，并经过申购批准，没有经过申购批准的物资一律不得采买，违规采买，财务将给于不报销处理。 2、物资采购由职能科室填写《物资采购申请表》，由分管校领导审核，经校长审批后采购。职能科室专用品由科室采购，其它由总务科采购。 3、申购单一式三联，所有字签完以后，申购科室自己留存一联作为科室留底，交仓库一联作为收（入）库核对用，交财务一联作为财务核对付款用。 二、采购制度及流程 1、各科室、教研室、班级所需物资应在每月28日前做好下月计划，交总务科保管员处保管整理，保管员根据现有库存情况在确需补充时于每月3日前提出采购计划，并将采购计划汇编至总务科长审核，经由校长批准后方可进行采购。 2、采购价钱在百元以上千元以下的物资，经审批后由总务科办理。 3、采购价钱在千元以上的物资，则由学校主管后勤领导或总务科领导决定采购方式。 4. 学校采购大宗物资，需按照政府采购文件规定，并由主管职能科室办理政府招标手续，由政府统一采购。 5. 采购专业性物资，应当由采购员与申购科室共同采购。物资购来后，必须由仓库及具体使用科室验收后才准入库。 6.科室专用物资或固定资产类物资采购后须全部由总务科保管员登记进仓、记入资产分帐，并组织验收、填写《设施设备验收单》，并留存进货单及其它审批手续。 7. 采购物资，应货比三家，以最低价、质量好、是否有保修期为原则择优定购。 8. 低值易耗品、办公用品、非固定资产类物资由保管员验收进仓入帐 9、严禁无计划无单据采购，违者追究经济责任。 具体采购流程： 每月28日前各科室、教研室、班级做好下月计划，交仓库保管整理。 2、每月3日前，仓库保管员将全校的申购计划进行统计，填写《物品申购表》并打印交于总务科长审核。 3、总务科长审核后将该《物品申购表》交校长审批、签字。 4、总务科采购员收到审批后的《物品申购表》后即可安排采购。一周内需将所有物品采购到位。 5、采购员将物品采购回后，由总务科保管员验收、入库、登记、上账。 三、验收制度及流程 1、凡购进一切公用物资需凭订货单、申购单或其它正规手续方能验收入库，经仓库办理入库验收手续后，方可记账、领用。 2、验收时必须有采购人员、保管员、具体使用科室负责人三方在场共同验收，否则不得填写入库单。 3、入库单由保管员填制，并由验收人员签字。 4、验收新购物品时，新购物品不得与私人物品调换。 各科室未办申购、审批手续而擅自采购的物品，一律不得验收入库。 四、入库制度及流程 1、物资入库：保管员、采购员一起凭请购单与交货人交接手续，核对物资名称、规格、型号、数量； 2、入库物资与申购单不符、不成套、不齐全等，立即告知供货商，供货商要采取相应的处理，不得拖延； 3、物资验收无误后，由保管员填写《验收入库单》作为入库上账的依据，填写《验收入库单》。 4、对于物资验收入库过程中的有关数量、质量、规格、品名等不相符的现象，保管员有权拒绝办理入库手续。 5、对库存物资应做好防湿、防尘、防霉、防蛀、防火、防盗工作，对易碎和易坏品应格外小心存放，对危险品应单独存放。 6、同类物品应集中存放同一场所摆放时注意取拿方向一致。 7、厚重品置于下方，轻薄品置于上方，出库频率高的放于出口附近，各物品存放堆之间应留有足够的通道，方便搬运操作。 8、手续不全的提货领物品事项，保管员有权拒绝发放。