归档资料承诺书.docx

归档资料承诺书 本文件是一份归档资料承诺书，旨在规范个人或公司在归档资料时的行为，以保证归档资料的真实性、完整性和可靠性，同时遵循保密原则和法规。 一、责任人 归档资料的责任人是指对归档资料拥有管理权和使用权的人员。在个人及公司内，责任人需明确归档资料的范围、管理体系和归档流程，并严格执行。对于公司来说，责任人应该确定公司内部的归档管理人员，并对其进行培训和监督，确保其了解归档规定。 二、归档原则 归档资料必须遵循以下原则： 真实性：归档资料的内容必须真实、准确、完整且无误。归档人员不能在归档过程中刻意或错误地删除、更改或扭曲任何信息。 完整性：归档资料必须保证完整，不得因个人原因或无法避免的情况而遗漏重要信息。 可靠性：归档资料必须具有可靠性，且不受误传、破坏、干扰或损坏。 保密性：归档资料必须严格保持保密，不应将其泄露给未经授权的第三方。 三、归档内容 较好的归档系统应该包括以下内容： 文件类型：归档的各种类型的文件，例如电子邮件、报告、程序、合同、账单、备忘录、计划等。 文件来源：记录文件的来源信息，例如文件制作者、文件流转路径、文件拷贝数量等。 文件更新：记录文件的更新历史，如更新时间、更新者和文件版本等。 文件描述：对文件的基本描述，如标题、作者、文件格式、类别、关键字、概述。 文件存储位置：记录文件的存储位置和存储方式，例如磁盘、云存储等。 四、归档流程 对于公司及其他组织，需要建立明确的归档流程，包括以下步骤： 准备归档：保障归档系统的完整性、安全性、准确性，人员和资源的满足。 采集文件：选择要归档的文件和资料。 归档准备：对要归档的文件进行编号、分类和检查准备工作。 归档更新：对文件进行记录、描述，并加以及时更新。 归档检查：定期对归档过程进行检查，确保档案内容的更新，系统的完整性。 五、责任与追究 对于因归档资料的真实性、完整性和可靠性发生的严重问题，个人和公司的责任人需要承担相应的法律责任。 个人在归档中造成的问题，由个人负责并接受批评教育；公司内部归档问题，责任人需受到惩罚以及日后的严厉惩罚。 作为归档责任人，需遵循公司规定，积极参与和执行准则。如发现归档中出现偏差或不合规情况，应主动向上级汇报询问并及时处理、纠正。 六、结语 归档资料，是企业文化建设、内管理的基础性支撑和技术手段，要求规定化、规范化、标准化，其目的是保障公司内部的数据安全性、可靠性、顺畅性，同时提高企业内部管理和规范运作的有效性。一份好的归档资料承诺书，可以帮助个人和公司在日常工作中做好文件的管理和保存，规范文件的归档流程，提高归档的质量和效率。