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《书记之知能与任务》述评 最近，在阅读了民国的书籍后，我发现了一本关于邹三芬主编的《知识角效率和任务》的书。在书的结尾读了之后，它的内容似乎是一本“现代秘密理论”的书。一直以为中国现代秘书学的诞生是上个世纪80年代的事情———这也是秘书学界的共识, 不想邹韬奋早在1926年就已经初创了现代秘书学的学科框架。笔者查阅文献索引, 发现邹韬奋这本书竟从未被当代任何一部秘书学著作提及。因此笔者认为该书对当下秘书学史的研究不啻是一个新的史料发现, 其学科意义不同寻常。现不揣浅陋, 试对其作一述评。 一、 在职责上,坚持“职责” 《书记之知能与任务》系中华职业教育社于1926年出版, 商务印书馆发行, 作者署名邹恩润, 乃邹韬奋之原名。该书第一章开篇解“书记”“又称秘书”, 所以该书之“书记”即“秘书”之别名。在前言部分, 作者自述编纂此书时“每毕一章, 即由潘先生 (中华职业学校教务部主任潘仰尧先生) 试教于江苏省立第一商业学校之专门部与中华职业学校之文书科”, 所以此书“治实际经验与教授经验为一炉”。作者认为“本书可作课本;已入机关任事者, 亦可作为自修之用。此外, 尚可作为职业指导之一种参考资料”。(1)全书约四万字, 共分十章。 第一章《书记之责任与希望》, 叙述书记职业的范围、性质和任务, 乃“秘书概说”。作者认为, “各种社会机关, 如各级行政机关, 教育机关, 工商业机关等等, 皆有聘用书记之必要”, “各机关领袖有于公用书记之外, 另聘私人书记”, 所以其职业范围“可谓广矣”。书记的性质, 乃“各业领袖的左右手”, 负“协助”之责。书记的任务职责, 其一“在遵循领袖所嘱示之大意, 回答信札或公牍, 或起草各种文件”;其二在领袖分身乏术时代表领袖接见来访宾客, 出席重要宴会或会议, “负代理之责”;其三为“襄助办公室之管理”;其四“除执行或传达领袖意旨外, 尚有顾问性质, 补充领袖思虑之所不及, 协助商榷”。总而言之, 书记之职责, 不仅在于协助领袖执行事务, 增其效率, 还在于协助领袖筹划问题, 省其脑力与时间。在作者看来, 书记 (秘书) 是“协助领袖的左右手”, 是帮助上司处理各种事务的工作人员, 这与当下对“秘书”的界定是一致的。其对书记 (秘书) 职责的解说, 从“遵循”、“代理”、“襄助”、“执行”、“传达”、“补充”、“协助”这些用语上大致可以看出它的从属性、辅助性、服务性、全面性特点。而且邹韬奋对书记 (秘书) 职能的概括, 已包含秘书的日常事务职能 (接待宾客, 办公室管理) 、专项职能 (文牍办理、起草文件、会务工作) 和深层职能 (参谋顾问) 等诸方面, 与现行的《秘书学概论》相比, 这些概括很有先见之明。 第二章《办公室之组织与管理》, 介绍书记职责之一“襄助办公室之管理”。邹韬奋认为, 办公室各部之组织应视其事务之繁简为断。“如不甚繁, 则忌用多数小室, 以彼此接洽不易, 而监督亦难于周密”;如事务繁多, 则领袖与各部部长或主任宜“另有一室”;书记统辖其他办事人员“宜同处于一大室中”, 俾各股易于联络接洽, 还可与各股之间用玻璃墙隔开。“书记之办事处, 宜与领袖之办事处接近, 俾接洽及商榷迅速灵便”。总之办公室之布置, 在“能使各部分有最经济最敏捷之联络”, “期收如臂使指之效, 以提高办事效率为要。办公室中各种职务分配最重要之点, 即须各有专责, 既重分工又重协作, “分工所以重责任, 协作所以重互助”, 使领袖在事务方面“得收最经济而又最灵敏之结果”。此章“以普通办公室之应用为主”, 重在阐释秘书对机关整体办公环境的设置与管理, 体现了“以领导为核心, 以效率为目标”的组织原则, 这在当下仍是适用的。 第三章《文牍之办理》, 讲述如何收发函件、起草办理文牍。邹韬奋指出:各机关应设收发处, “专司收发之责, 并备收发簿, 记载来往函件, 以资查考”;发递函件, 宜分别重要与寻常之函件, 加盖不同字样标识, 分别邮递和专递;递与机关之函件, 应“先由书记阅看, 依其内容性质, 分别办理, 应由书记办理者, 另行保留, 其重要者当呈交领袖阅看, 此外有应由各部办理者, 再分送各部或专掌之人员办理”, 交领袖阅看者, 如须其他案卷为参考, “则书记宜于事前, 备全此种参考材料”, 一并呈交领袖, “不宜于临时由领袖查问时, 始匆促寻取也”。邹韬奋认为起草文牍宜注意之处:“各股宜有办事日记”, 每日公毕, 由佐理员填写交书记察阅;重要的通讯地址, 以卡片记录。由此可见, 邹韬奋对发文办理、收文处理等程序的安排已经相当规范和专业。 第四章《文卷保管法》, 讲解如何“最敏捷及最有条理”地立卷归档, 以“使查考时毫无困难”。邹韬奋认为, 保管文卷的步骤, 第一为文件分类, 或按来信地区区域分, 或按来信内容性