档案托管维护服务方案-数字科怡.docx

北京数字科怡科技发展有限公司 北京数字科怡科技发展有限公司 PAGE PAGE 10 档案托管服务方案 北京数字科怡科技发展有限公司2021年 11月 目录 TOC \o 1-3 \h \u 31134 第一章 需求及背景 3 16196 第二章 档案存储 5 32352 2.1 存储现状及解决方案 5 29977 2.2 托管服务流程 6 2098 2.3 托管服务费用 6 28360 2.4 托管库房环境 7 2647 2.5 自定制托管 8 31970 2.5.1 密集柜存储 9 31758 2.5.2 货架存储 10 18136 2.6 智能化应用 11 26496 2.7 便捷的交通 12 13474 第三章 企业资质 14 26969 第四章 企业简介 17 14989 第五章 费用预算 22 第一章 需求及背景 企业、资料，数量约7万件400箱，需要委托外部库房托管。考虑安全和利用，需要在市内选择地点和保管条件均符合要求的外部库房。考虑利用和费用兼顾原则，同等条件下选择距离近，能够提供快速服务的合作企业。 随着利用效率和业务扩展，档案室承担了越来越多的牵头工作。作为事件的重要载体-档案，变得越来越重要，信息化和智能化管理变得越来越迫切；目前计划内的人员编制和紧张的办公环境的，无法更好满足以上工作需要，急需增加外部协助力量，完成部分工作力量的补充和存储空间辅助。 为贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和财政部印发《政府购买服务管理办法（暂行）》通知 财综[2014]96 号文件精神，全面支撑办公室档案工作，通过开展纸介质档案体系的建立，存量档案规范化、增量档案的有效收集， 从而促进档案的标准、数字化、信息化和智能化管理，完善档案管理系统的开发，推进档案室档案数字资源建设，确保档案的长期安全保存与管理，为企业提供辅助领导决策和社会化服务数据基础。 目前专职的档案管理人员工作量饱和，各业务处室积压了大量的档案，人员紧张，无暇按档案管理规定整理、上交档案室， 所产生和管理的文件量巨大，且档案室并无专人承担档案整理及保管等相关工作，致使档案积压。 建议采用购买服务方式，提供专业化团队式档案管理服务。经过调研幸福人寿、国家文物局、国家劳动学会、国家工委法培中心、北京市交通委、北京市医保局、北京市科学中心、北京市文物局、北京市发改委、北京市公积金等单位已经采用政府购买服务的模式，这样减少正式人员编制，降低单位支出成本，专注档案服务品质，更好为兄弟部门提供主动的档案服务， 提高档案室服务职能。该模式目前运行流畅，配合默契，有效完成档案管理维护的功能。 参考标准： 《档案保管外包服务管理规范》(DA/T 67—2017) 《档案服务外包工作规范》(DA/T68—2017) 第二章 档案存储 2.1 存储现状及解决方案 目前档案室一般采用分散管理，档案室面积一般不足 200 平米，主要存放历年资料和文件，已经无法完成档案的集中管理需要，不能满足每年大幅度增加的保护档案和资料存储需求；财务档案、业务档案等都由各处室自行保管，由于场地和条件有限，档案无法得到有效的利用和保护。 将档案集中管理同时为各处室存储压力减负，从而解决办公用房问题， 基于成本、安全、便捷的考虑，可以将档案分类管理和存储。将涉密类重要程度较高和数量较少的的文书统一放到档案室；根据年限和移交要求逐渐审核后销毁；将数量较大和已经完成数字化的业务档案及资料等采用档案寄存托管服务，缓解日益增长的档案存储需要。 档案寄存托管服务已经是非常成熟的档案服务行业，北京市医保中心、利宝保险、幸福人寿、民生银行等单位都开展了类似的业务档案托管服务。通过选择有资质的档案服务公司可以为我局提供档案管理和维护的一站式服务。 根据北京市和大兴区的规划和设计思路，选址条件既符合长期存储， 要投资费用平稳的区域，还要考虑治安和本地化服务等因素。根据这个思路可供选择的档案库均在五环路以外，经过调研和反复比较，认为该档案库从费用、交通、环境等各方面该库房综合性价比较高。该库房现已为工委法培中心、人社部管理学会、中青报社、北京市医保中心、北京科技中 心、大兴社保中心、民生银行总部、广发银行、渤海银行、民生金融投资有限公司、大兴社保、利宝保险、中电投保险经纪有限公司、幸福人寿等多个单位提供档案存储服务。 2.2 托管服务流程 2.3 托管服务费用 序号 服务类型 单位 服务单价（元/月） 备注 1 VIP 密集架存储 箱 18-30 2 经典密集架存储 箱 10-20 3 VIP 货架存储 箱 5-12 4 普通密集架存储 箱 6-10 5 普通货架存储 箱 4-7 6 自定义库房 ㎡ 200-1000 根