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** 集团( 公司) 合同履约管理制度
总则
目的:
加强合同履约过程管理,为客户提供高质量的产品与服务,降低合同违约发 生几率, 提高客户满意度;
明确各部门在合同履约过程中的权利与义务;
以市场需求为导向,通过有效的机制流程,及时响应客户诉求;
原则:
优先按照合同约定履行相应义务;
在符合合同约定的情况下,优先按照客户需求履约;
如出现不能按照合同履约的情况下,优先确保央企、国企、老客户需求;
项目经理负责制;
流程:
责权划分:
1、依法成立合同具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员必须本着“重
合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保每个合同的实际履 行或全面履行。未经审批部门同意,任何个人或部门不得消极处理或擅自变 更、中止、终止合同。
2、合同履行过程中的具体参与人,作为相应环节的负责人,即由谁审核或者执 行,就由
谁负责此环节的事前监督、事中处理和事后总结。
3、市场部、客服部等有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现 问题及时处理或汇报。否则,造成合同不能履行或者带来损失的,要追究有关 人员的责任。
4、在合同履行过程中因过错而导致企业利益受损的,相关责任人应当承担赔偿 责任并应
及时采取补救措施;因客户过错给企业带来损失的,应按《中华人民 共和国合同法》 提请对方承担损害赔偿责任;双方都有过错的,各自承担相应 责任。
5、客服部应当组织工作人员对合同履行情况进行全程监控,以确认合同履行情 况符合合
同要求。重大复杂的合同项目,成立项目组参加合同履行控制工作。
6、客服部应制订合同履约流程,明确履约控制指标,明晰参加合同履行工作人 员的岗位职责,编制合同履行岗位职责书,工作人员应在岗位职责书上签字, 并承担相应的法律责任。
7、客服部应建立合同履约信息表,标注所履行合同的编号、客户名称、合同关 键条款、
履行时间、履行内容等基本情况。合同履行中发生的情况应建立合同 履约台账。
8、合同发货 / 退租前应提前通知售后人员到场。
9、市场部、客服部应督促客户全面履行合同义务,合同已有规定的,按照约定 执行;没有约定或约定不明的,必须符合国家、行业、及企业履约目标。
10、合同的履行过程中,财务人员应定期与对方对账,确认双方债权债务。
11、客户发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事 人的合同经办人员发生变动时,应及时对账,确认合同效力及双方债权债务。
12、客户未按合同约定的时间、地点或方式履约,继续交易将损害企业利益 的,业务负
责人应及时通知客户改正并上报法务部提出中止履行、变更履行、 不予履行等意见,情节严重的直接报总经理批示。
13、合同负责人收到合同履行意外情形后,视具体情况作出继续履行、中止履 行、变更
履行、不予履行等意见。
14、合同执行中如因我方原因需要变更合同或出现偏离时,业务负责人应及时 向客户进行通报,以保证能得到客户的理解或更改要求。
15、质检人员应具备与合同项目相关的专业知识和实践经验,新产品与出口项 目,应邀请相关技术人员参加验收。
合同履行完毕,由业务负责人、客服部对合同履行情况进行验收总结,填写 合同履行
情况总结书。合同履行情况总结书应标注履行期间的困难、合同履行 的启示等情况。
合同履行过程中发现有严重问题或重大可疑情况的,应及时向总经理反映。 经确认属客户过错的,应及时与其交涉,追究其违约责任或向相关部门举报, 依法追究其行政违法责任直至刑事责任。
18、合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法 律规定
的,一般应以物资交清、验收合格、价款结算完毕、无纠纷为准。
19 客服部人员和合同执行人员不得相互串通损害企业利益。职责权限应当明 确,并相互
分离。
20,有下列情形之一,构成犯罪的,依法追究刑事责任;尚不构成犯罪的,处 以罚款; 有违法所得的,并处没收违法所得,按照企业有关规定给予行政处 分:
与客户或其代理人恶意串通的。
接受客户贿赂或者获取其他不正当利益的。
监督检查中提供虚假情况的。
其他损害企业利益的情形。
21 合同履行中的来往信函、文书等均为合同的组成部分,法务部应及时整理、 妥善保管。在合同履行过程中,对本企业的履行情况应及时做好记录并经对方 确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条。
各部门责权划分:
客服部:
1、负责对合同履约机制的规划、完善;
2、负责对合同履约信息的收集、分配、执行反馈、结束总结;
3、负责预计工期流程与数据的管理;
4、负责重大项目、新产品项目、出口项目的过程协同;
5、负责对各部门履约执行的监督检查,数据公示,及时发现问题,避免违约发 生或带来更大损失
6、针对每个项目建立即时通讯群,实时收集客户、市场诉
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