合同管理制度.docx

合同管理制度 本管理制度规定了公司所有合同的签订、借阅、保密、统计、保 管的具体工作流程。 本管理制度适用于公司行政管理合同、建筑施工合同、设备购销 合同、材料采购合同，劳务分包合同的日常管理。 一、从本制度颁布实施之日起，公司办公室全权负责公司所有合同的 集中统一管理。公司办公室行政助理兼任专职档案员。公司办公室具 体职责与权限如下： 1、负责公司所有对外合同的标准文本的拟定（甲方特别要求的除外）， 2、负责公司所有合同文本的发放、盖章、收集、整理、鉴定、保管、 统计、提供利用、检索工具编制、建立计算机管理运用、复制、建立科学的管理体系。 3、开展在一定范围内的阅览服务、外借服务、复制服务、咨询服务。 4、办公室有权对各部门应归档的合同的形成过程进行监督指导提出 建议和意见，有权对给此工作造成严重后果的部门、人员报请领导给予处罚。 二、合同的签订与归档流程： 1 公司各部门因工作需要签订合同时，需在办公室行政助理处办理标准合同领用手续，并在《合同领用记录》上签字确认，标注合同 领用名称、数量、用途、时间、预计合同返回时间、领用人。以便 行政助理追踪合同的归档。行政助理必须在部门经办人要求的时间 内及时提供相应的标准合同。(附件：《合同领用记录》) 2、合同的盖章手续由办公室行政助理完成，流程如下： 对于需要办公室提供盖章合同文本的合同，部门合同签订人预 先通知行政助理，在办公室办理签章申请，行政助理在部门合同签 订人要求的时间内按《印鉴签章管理制度》相关规定办理好合同的 签章手续。然后将签章后的合同移交申请部门。 对于公司后签章的合同，先领用空白合同文本，对方公司签章后，再返回在办公室办理签章申请，行政助理在签章申请要求的时 间内按《印章管理制度》相关规定办理好合同的签章手续。然后将 签章后的合同，一份原件留存归档，剩余合同返交申请人 3、公司各部门签订归档的合同资料必须齐全、完整。 4、公司各部门合同签订完毕。必须在工作完毕三日内整理、上交公司办公室行政助理，办公室不能拒绝归档，以维护公司合同的完整 性。 5、公司各部门向公司办公室移交档案时，交接双方应根据移交目录 ，清点核对，确认无误时履行签字手续。（附件：《合同移交记录》） 6、办公室行政助理必须根据《合同领用记录》登记的合同返回时间， 及时跟进合同的返回情况。 7、合同收集归档后，行政助理必须将合同原件，交办公室主任归档 留存，办公室提供全套公司合同文本复印件给财务室，以便财务进 行财务核算，其余各部门所属合同，办公室以扫描件的形式统一发 至各部门负责人，以备查三、合同的借用与查阅 1、凡公司员工因工作需要借用或查阅合同原件，需经本部门主管领 导口头或书面同意，在行政助理处办理有关登记手续后，方可借用 或查阅。（附件：《合同借用、借阅记录》） 2、事档案一般不外借，特殊情况须经公司领导批准，严格登记手续， 并按期归还。 3、、借阅合同原件者不准剪贴、撕毁、涂改、拆页或用笔勾划，要 保持合同原件的整洁，对查、借阅后的合同必须当面点清，详细检 查。 四、合同的保密 1、合同管理的保密规定，凡应上交公司办公室的文件不得分散和私 自保存。 2、办公室行政助理不得对他人泄露档案内容，未经领导同意不得翻 印、复印档案、文件。 3，借用、借阅完毕，应及时清理桌面，文件及档案入柜加锁。 4、行政助理应定期核对、清理所有合同、做到物、帐一致。 5、遵守保密制度，造成失密者，公司办公室有权提请公司有关部 门视情节轻重给予处分。 五、 合同的文本管理 1、公司办公室应建立健全各类合同的统计册及总册. 对各类合同分别应有准确的顺序编号、统计数和年总数，同时做 好合同的总统计工作。及时进行合同数目的增减。 2、合同文本归档后，应及时进行分类、编目、登记，并存放在专用的 文件柜内。文件柜必须符合要求，文件柜内应保持清洁，做到无虫蛀、 无鼠害、无霉烂、防火、防潮、防盗。 3、 每半年核对一次所有合同顺序号，发现编错号或放错位置的应及时纠正，每年要按登记表全面检查一次合同档案，发现问题及时 解决。 4、对破损或发霉变质的合同，要及时进行修补和复制。