会议管理-会议管理.pptx

会议管理;¨ 在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍未尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，觉察没有给自己颁奖，只好为难地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小过失一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼抱歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。;¨ [简评] ¨ 此事给了我们一个深刻的教训。颁奖，一个发，一个领，本是小一桩。但如果认为事小不予重 视，只满足于布置过、安排过，而不认真细致 地组织实施，那么小事也会出错。并且还会小 事变成了大错，影响整个会议的质量。假设我 们的会务工作人员，在颁奖过程中，分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这 两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就 大不一样了。;第一节 会议的特性和种类;会议的要素 形式;会议的种类;;公司常见会议的种类与作用;会议的作用;第二节 会务工作;会前准备工作;1;相关知识;练习：议题安排;〔二〕编制会议预案〔实物1〕：;可信公司技术训练专题研讨会 〔筹备方案〕;¨ 下午：⑴分组讨论； ¨ ⑵人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的方案草案。 ¨ ⑶主管副总经理做总结报告。 ¨ 五、会议议题：⑴技术训练与提高企业综合局部力。 ¨ ⑵技术训练与技术创新。 ¨ ⑶如何提高技术训练的质量。 ¨ ⑷技术训练方法的再讨论。 ¨ 六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、???板和音像设备，由公司前台秘书负责。;¨ 七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 ¨ ⑴总经理的工作报告。 ¨ ⑵培训部、生产部总监的专题发言稿。 ¨ ⑶公司开展技术竞赛评比的方案〔草案〕。 ¨ ⑷副总经理的总结报告。 ¨ 八、会议效劳工作：由行政部综合协调。 ¨ 附：⑴会议通知。 ¨ ⑵会议日程表。;会议筹备方案的内容;¨ 8、确定会议经费预算 ¨ 9、确定会议住宿和餐饮安排 ¨ 10、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。;¨ 〔三〕请示报批会议 ¨ 〔四〕成立会务机构 ¨ 1、人数是与会人员的15%左右 ¨ 2、人员素质、专长的搭配、分工 ¨ 3、成立会务机构 ¨ 会务组 ¨ 后勤组 ¨ 资料组 ¨ 保卫组 ¨ 〔五〕产生会议代表 ¨ 〔六〕发会议通知;〔七〕会议文件和用品的准备;〔八〕会场选择与布置;2、会场布置;二、会中工作;¨ 〔三〕分组讨论 ¨ 编组的方法： ¨ 一是按地区、单位编组； ¨ 二是按行业编组 ¨ 〔四〕会议记录 ¨ 内容： ¨ 第一局部：会议组织情况 ¨ 第二局部：会议主要内容 ¨ 方法： ¨ 1、 精详记录法 ¨ 2、 摘要记录法 ¨ 〔五〕会场效劳 ¨ 〔六〕选举工作 ¨ 〔七〕颁奖 ¨ 〔八〕信息沟通，编写简报;¨ 〔九〕会议值班、保卫工作 ¨ 〔十〕会议的生活及后勤管理工作;第二节 会务工作;¨ 莲花风景区会务组办公室： ¨ 王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来 了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定 不能出任何过失，省市旅游部门主管领导、宋董 事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责 会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向 书格式，会后假设有客户要求洽谈合作事宜，也 好先签一份意向书，为进一步合作打根底。后勤 组要与他们风景区的效劳部门加紧配合，一一落 实客户的各项效劳；特别是会议的值班与保卫工 作，那是丝毫过失也不能出的地方，一定要亲自 实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定〞单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，假 设有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。“;会议事务处理规定;会议筹备及活动审核要点：;¨ 会场布置 ¨ 宴会及座位顺序安排;相关知识： 〔一〕会场布置;〔1〕会场布置方式;¨ 教室形会场;¨ 弦 月形会场;全围式;半围式：;分散式：;¨ 其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。;〔2〕会议座位安排;¨ 首先，请领导确定在主席台