合同管理规范管理制度.docx

合同管理规范管理制度 目录 一、综述 二、职责分工 三、合同生命周期管理 四、合同签订管理 五、合同执行管理 六、合同变更管理 七、合同履行管理 八、合同归档管理 九、风险提示和防范 十、附件 十一、法律名词及注释 十二、遇到的艰难及解决办法 一、综述 本文旨在规范公司合同管理流程，保障公司合同权益，防范合同风险，确保业务合同的顺利执行。 二、职责分工 1.总经理负责审批公司签署的重要合同。 2.营销部负责合同的业务谈判与签订工作，合同的执行监督工作。 3.财务部门负责合同付款及合同款项催收工作。 4.法务部门负责合同的法律管理及纠纷处理工作。 5.合同管理员负责合同的鉴定、存档、保密、变更管理等工作。 三、合同生命周期管理 1.维护管理合同数据库，包括合同的类别、编号、签订时间、金额、开始时间及终止时间等信息。 2.定期整理合同资料，维护合同档案，保管好合同原件及附件，确保合同及相关资料完整。 3.建立合同到期提醒制度，提前2个月提醒相关负责人处理合同到期事宜。 4.建立合同过期淘汰制度，清理过期合同，进行合理处置。 四、合同签订管理 1.制定业务合同及服务协议，明确双方权利义务及服务范围。 2.会签各部门对合同内容进行审核与审批，确保合同的合法性及风险可控性。 3.确认合同文本并完成签署流程，签署盖章合同正本及副本，确保合同存档完整。 五、合同执行管理 1.建立合同执行文件，包括合同执行计划、合同履行进度表、合同履行验收报告等。 2.建立合同履行跟踪机制，跟进合同履行进度，对未按时履行合同义务的情况进行催促和催收，并及时处理合同履行过程中的问题。 3.在合同执行过程中，注意风险防范，对可能产生的风险进行深入探讨并及时处理。 六、合同变更管理 1.建立合同变更记要制度，对合同变更进行记录并备案。 2.严格控制合同变更范围，避免乱改合同内容。 3.合同变更由相应的部门负责人进行会签及审批，经总经理批准后，方可执行和实施。 七、合同履行管理 1.按合同约定履行义务，确保合同履约。 2.及时对合同履行过程中的问题进行沟通解决，并记录相关事宜。 3.对于履行不正常合同，及时与其他相关部门沟通，采取必要的补救措施，确保合同权益不受伤害。 八、合同归档管理 1.对于完成的合同，及时编制并归档合格合同副本及相关附件。 2.建立合同档案库，根据合同签订时间、类别及编号等进行管理维护。 3.定期审核合同档案，确保合同资料存储安全及完整。 九、风险提示和防范 1.注重合同风险评估，明确合同风险点，制定防范措施。 2.对于具有重大风险的合同，应及时向上级汇报，征得批准后方可执行。 3.对于可能引起纠纷的合同，必须合理设置条款，避免合同纠纷发生。 十、附件 1.合同管理流程图 2.合同分类及编号规则 3.合同文件格式和编号 4.合同履行跟踪表格 5.合同履行验收报告 十一、法律名词及注释 1.《合同法》：中华人民共和国合同法。 2.《公司法》：中华人民共和国公司法。 3.《招投标法》：中华人民共和国招标投标法。 4.《合同纠纷法》：中华人民共和国合同纠纷法。 十二、遇到的艰难及解决办法 1.艰难：业务部门时常暂时修改合同内容，导致合同管理艰难。 解决办法：强制要求合同修改经过严格的会签、审批程序，减少暂时修改合同的情况。 2.艰难：合同数量庞大，档案存储不足。 解决办法：优先将过期合同淘汰，并加强合同归档管理，建立合同档案库进行存储管理。 3.艰难：公司各部门间意见不统一，导致合同签订和履行过程中浮现问题。 解决办法：加强合同管理的工作协调，在合同履行过程中及时商议、解决问题。