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沟通策略电子邮件写作演示文稿 当前第1页\共有31页\编于星期一\6点 优选沟通策略电子邮件写作 当前第2页\共有31页\编于星期一\6点 内容提纲 管理与商务活动中的Email写作 沟通策略分析 沟通者策略 沟通对象策略 信息策略 渠道选择策略 文化背景策略 当前第3页\共有31页\编于星期一\6点 1、主题栏写作技巧 用准确的主题确切地告诉读者电子邮件的内容 。 主题要具体； 如果要求读者有所行动，尽量使用动宾结构短语； 谨慎使用“紧急”字样，除非的确如此，否则人们不会太重视。 当前第4页\共有31页\编于星期一\6点 使用信息丰富的主题栏 “管理沟通培训” “办公自动化项目” “请求重新安排管理沟通培训时间” “办公自动化项目每年节省50万” 即使别人并没有阅读邮件的全文，这些稍长一些的句子本身就有沟通效果，千万不要忽略这一简单而有用的技巧。 当前第5页\共有31页\编于星期一\6点 2、缩略词（英文） 当前第6页\共有31页\编于星期一\6点 我的心情你可懂——表情符号 表情符号 ——emoticon 当前第7页\共有31页\编于星期一\6点 原则：尽量不要使用！ 尽管这些缩略词和表情符号可能使写作变得很方便，但是，除非你知道读者看得懂并且接受这些符号，否则不要使用它们。 你也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图释了如指掌，可是不要假设收件人和你一样专业。 当前第8页\共有31页\编于星期一\6点 3、简短 尽量使全文限制在一屏的显示范围内。 如果不能简短，就要预先说明结构。在读者第一屏所看到的内容中，概述你的信息，并通过列出各部分标题的形式说明结构。这可以使读者迅速转向他们感兴趣的部分。 当前第9页\共有31页\编于星期一\6点 4、采用适合“快速浏览”的排版 采用标题 在每一个要点开始时加入标题或小标题。 采用列表和排版 标题全部采用大写字母，或者采用短线标示要点。 将信息分成较短的部分 采用短线标示、较短的句子与较短的段落，在段落之间增加空行能增加一些空白。 当前第10页\共有31页\编于星期一\6点 5、改变回复邮件中的主题行 你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。 “要求会议改期” ——〉“会议改期至4月3日”； “办公自动化项目每年节省50万” ——〉“我被说服了，同意实施办公自动化项目”。 “请假” ——〉 “批准度假申请” 当前第11页\共有31页\编于星期一\6点 6、慎用群发功能！ 大多数内部电子邮件系统都能使你同时给组织中的每个成员发送信息，使用这种便利条件一定要谨慎。 首先想一下，然后再决定哪些人真正需要这些信息。这样你不仅能节省别人的时间，又能防止在这些琐事中泄露重要信息。 当前第12页\共有31页\编于星期一\6点 7、电子邮件适用场合 电子邮件适合传递事实、建议等信息，而不适合传递情感。 电子邮件适合传递一般性或公开性信息，不适合传递机密性或隐私性信息。 当前第13页\共有31页\编于星期一\6点 8、不要发送私人或者机密邮件 即使你选择“永久删除”，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人（比如老板）看到这封信会发生什么情况。 当前第14页\共有31页\编于星期一\6点 E-mail的法律地位 在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。 在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会上。 Monica Lewinsky 与Linda Tripp之间的电子邮件被由于法院听证会。 当前第15页\共有31页\编于星期一\6点 9、使用电子邮件客户端程序 Outlook/express Foxmail 智能手机 当前第16页\共有31页\编于星期一\6点 10、电子邮件使用要点 如果同事告诉你新的联系方式，要及时更新地址簿，不要把同事地址的更改不当回事儿。 在工作时问里要只发送与工作相关的信息，不要在工作时间收发个人电子邮件。 要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正文的第一段就要明确写信的目的。在工作邮件中不要掺入个人的信息，用词要恰当。 要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会被其身边的人看到。不要发送任何可能有损人际关系的信息。 要把私人的电子邮件账号与工作或学校里的电子邮件账号分开，不要把工作用的账号同时也用于私人通信。 要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达成的共识。不要发冗长的信息来讨论那些最好面对面解决的事情。 当前第17页\共有31页\编于星期一\6点 电子邮件使用要点 要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不满的回复。 有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或