高校研究生人事档案管理模式探析-以42所双一流高校为例.docx

? ? 高校研究生人事档案管理模式探析 以42所双一流高校为例 ? ? 文/李玉珂 张小军 笔者借助网络调研、电话调查、实地走访等方式，对42所双一流高校的研究生人事档案管理工作开展调查研究。通过分析实践中“行政职能部门主管”、“档案部门主管”“学院主管”三种具体管理方式，对比不同管理方式的优点及不足，针对尚未招收研究生或即将大量招收研究生的高校，提出应未雨绸缪，在管理初期“明确主管部门、学院协助”“配备专职人员”及“优化管理条件”的建议 研究生人事档案作为学生档案的一种，是以研究生个人为单位，记录其在求学期间直接形成的，反映其学习、生活、就业等各方面信息的总和，是其步入社会的身份证明，也是社会选人、用人的重要依据[1]。而近年来，随着高校研究生招生规模扩大、学制加长等新举措，研究生人事档案管理问题逐渐凸显，甚至存在因相关材料缺失或转递信息错误而影响毕业生顺利入职的状况，且当前尚未出台相关文件，专门规范研究生人事档案管理[2]。基于此，笔者在探究“42所双一流高校”研究生人事档案管理的基础上，对比分析其优势及劣势，以促进一般普通高校研究生人事档案管理工作的规范化与科学化。 一、考察主体与样本 1.考察主体 目前，我国一般普通高校的招生层次分为专科、本科、研究生。而本文之所以选择研究生人事档案管理作为研究对象，主要原因在于： 1.1 收集渠道更多元 当前，高校招录研究生一般通过全国统考、保送、录取审核等形式，培养研究生通过本硕连读、硕博连读、直博、委培、定向、联合培养等方式。伴随招录形式、培养方式的多元化，研究生新生档案收集渠道更多元。一般来说，社会考生、外校考生或保送生，其人事档案大多通过机要通道、EMS 或其他快递邮寄，时间持续长，每年4-9 月陆续接收；本校保研生需从本科院（系）接转；定向、委培、联合培养（导师非我校）等其他形式的考生不需要调入档案[3]。 1.2 管理方式多样 首先，研究生人事档案包含材料更多；其次，研究生由于存在硕博连读、提前攻博、博士学制加长、硕士、博士点撤销、新增等多种原因，管理头绪繁杂。如硕博连读生进入博士阶段，档案需从硕士档案库中抽取，重新排架，以配合学生不同求学阶段其身份的变动。 1.3 利用率高、工作量大 就日常利用而言，研究生人事档案中的成绩单，作为申博、出国深造的一项证明，经常被学生本人查阅利用；同时，伴随招生规模扩大、就业形势严峻，不仅学生毕业档案转递工作任务量剧增[4]，且毕业生缓派档案堆积数量越来越多，管理人员不足、库房容量小的压力愈发凸显。 因此，鉴于研究生人事档案管理的特殊性，为更好规范并提升研究生人事档案管理水平，笔者选取了研究生人事档案管理作为本次考察主体。 2.考察样本 双一流高校是我国为跻身世界一流办学阵营，进一步提升高校建设水平与办学质量，在全国范围内评选的42 所高校，其发展规模、整体水平在国内名列前茅。而研究生人事档案管理工作，只有在研究生体量大、院系设置繁多的形势下问题才会凸显。因此，选取双一流高校作为本次考察样本，具有代表性和可借鉴性，能总结出当前我国高校研究生人事档案管理工作的现状，并为一般普通高校提供切实可行、符合实际、可借鉴的管理经验[5]。 笔者通过网络调研、电话采访以及实地走访等多种形式，对全国42所双一流高校开展调研，调研内容主要涵盖管理机构设置、管理方式等方面，调研时间为2019年8月20日至2019年10月10日。 二、调查结果与分析 笔者从管理机构设置和管理方式两方面对高校研究生档案管理模式进行分析研究。 1.管理机构设置 管理机构设置直接关系到研究生人事档案管理水平的高低。但根据调研结果显示，尽管处于同一地理区域、同一省份的高校，归口管理机构设置也各不相同。 1.1 行政职能部门主管 如表1 所示，由行政职能部门主管研究生人事档案管理工作的双一流高校数量较多，占比较高，共20 所，占比 48%。此处所指的行政职能部门主要包括：研究生院、学生工作处、人事处、研工部、就业指导中心、招生就业处六个部门，这些部门与学生关系密切。之所以会出现不同行政职能部门主管的状况，与各高校自身发展息息相关。但也从侧面反映了当前尚未出台相关规定，规范研究生人事档案管理机构，各高校各自为政。 1.2 档案部门主管 档案部门作为档案管理的专门性机构，其占比状况却并不乐观，仅有13 所高校，占比31%，如表1 所示。笔者在调查中发现，由档案馆主管研究生人事档案管理的高校，大多设专门的人事档案室或学生档案室，人员配备1-5 人不等，虽具备一定的专业性与规范性，但伴随招生规模扩大，档案数量激增，档案部门存在人员配备紧张、库房空间不足的现状。 1.3 学院主管 由学院主管研究生人事档案管理工作的高校共9 所，占比21%，如表1 所示。根据调查，由学院主管的高校，大多由