如何建立时间管理意识.pptx

两个问题;课程内容;第一代：备忘录 第二代：时间进程表 第三代：轻重缓急 第四代：个人管理;请列出你在时间管理上觉得受到打扰的因素;全球的调查：对成效的挑战 ;;;小组讨论问题（半年）;评估你的工作效率;4D原则 ;时间管理的核心;Mission Statement: 使命陈述 Roles Goals: 角色与目标 ;时间管理步骤;确定工作的优先级（待办单）;确定工作的优先级（待办单）;;每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。 知道了自己的节律，就可以根据它来安排工作。;不应包括在待办单之中的事项 1、日常活动（除非它们会被忘掉） 2、立即行动的事情 1）马上对环境有消极影响的情况 2）必须“现在”解决的事情 3）目标跟踪活动可在待办单之列;确定工作的优先级（待办单）;评估你的工作效率;时间管理技巧： 1、界定为了节省时间你必须去影响的人 2、拨时间制定计划及做创意性的思考 3、使用计划表 4、以每月、周、日为准，将事情依优先顺序排列 5、在做你喜欢的工作之前，先做困难的工作 6、了解自己一天当中精神最充沛的时段，利用该时间完成困难的工作 7、要有弹性，抽一定的时间做决定 8、次日结束前，将前一天未完成的事项处理完毕 9、将长时间分配给规模大的工作 10、学会拒绝非份内的工作 11、保持桌面干净，仅放目前正在处理的文件 12、守时 13、确认第一次就将事情做对 14、记录开会和通话的重点 15、将不重要的事项，留待工作效率低的时间处理;清理桌面;清理办公桌 你所需要的文件能在3分钟内保证准确找到 办公桌上只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，不要将乱摊子留到明天 抽屉里面的物品井然有序 超过一周的文件不在办公桌上 处理完的文件当时进行装订和归类 用过的文件和废纸进行销毁或其它处理 已完结的工作按项目进行保存 能有效帮助归整的文具 打孔机、文件夹、及时贴、档案袋、分类袋等 将桌面上的涉及他人的文件当时转交出去 分清职责人 及时更新;评估效率;电话干扰 请前台帮助筛选电话 将不愿接听的电话告诉前台 可对前台进行一定的培训进行电话筛选 提前安排电话的干扰 将希望再打来的电话告诉助理，让其进行拒绝 避免用题外话进行开场白 电话技巧 尽量将打出去的电话集中到一起 学会结束谈话的技巧 事后回复电话 学会授权 ;文件处置练习（如无法决定的请打？） 以下的工作你如何确定优先级，收到后你将放置何处？ 1、购买物料后所取得的帐单 2、收到一本管理杂志，其中有值得阅读的文章，但你目前无空阅读 3、来自上司的会议通知（下周一开会） 4、某大学寄来的一份调查表 5、一封需尽快回复的信，但你需要打若干个电话方可回复 6、一位你以后需经常联系人的电话及地址 7、下级交来的一份用于准备下一个月业务报告的有关资料 8、其它部门的函，需要取得你部的一份调查报告 9、出版宣传单，其中一本你认为值得订购，但你无法确定是否订购 10、顾客寄来的一封投诉信 11、人事部门发来的有关员工考核程序的函 12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录;通常做法： 1、贴报销单，放入报销文档（C） 2、翻到该文章，并放在桌面醒目位置，抽空阅读（C） 3、记入下周一日程，将通知丢弃（C） 4、有用则快速填写并回寄，无用则丢弃（C） 5、马上打电话进行落实回复（A） 6、马上记入电话本（A） 7、在封面写下必须阅读的最后期限，放在桌面（B） 8、交相关人员处理，并记入日历自己需落实此事时间（B） 9、放弃（C） 10、马上交有关部门处理（B） 11、交给部门相关人员处理，并在日历上记下自己需落实时间（B） 12、记入年历（C）;1.价值管理； 2.习惯管理； 3.团队管理.; 消除浪费节省时间的具体方法;时间管理