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文档视图、审阅修订、删除个人信息、最终状态等WORD高级应用
Office 高级应用 目 录 ?文档视图的使用 ?文档的审阅与修订 ?删除文档中的个人信息 ?标记文档的最终状态 ?与他人共享文档 ?利用邮件合并功能批量制作和处理文档
Office高级应用 Word2010提高—— 文档视图的使用
Office 高级应用 文档视图的使用 Word应用中,经常要使用Word不同的文档视图,来满足编辑、管理、阅读环境不同的需要,以便于提高我们效率。下面我们将讲解Word文档视图的使用。
视图的切换方法 1.在视图选项卡的文档视图组中点击相应按钮切换: 2.在状态栏中点击相应按钮来切换,(文档右下方) 3.有些视图还可通过快捷键切换: 如:页面视图切换快捷键:Ctrl+Alt+P
页面视图 ? 页面视图方式(默认方式)即直接按照用户设置的页面大小进行显示,在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。 ? 页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏、图形对象等。 ? 页面视图切换快捷键:Ctrl+Alt+P
阅读版式视图 阅读版式视图以图书的分栏样式显示Word文档,“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来,以便利用最大的空间来阅读或批注文档。 通过视图选项可完成指定操作。 视图选项
Web版式视图 Web板式视图,是比较接近网页视图的模式:
草稿 “草稿”视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素,仅显示标题和正文,是最节省计算机系统硬件资源的视图方式,以便快速地编辑文本。 注意哦,没有显示图片!
大纲视图 ?“大纲”视图主要用于设置Word文档的显示标题的层级结构,并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。 ?大纲视图能对长文档进行有效的编辑和管理,非常方便。 折叠或展开所选项目 显示层次 调整项目层次
Office高级应用 Word2010提高—— 文档的审阅与修订
文档的审阅与修订 和他人要发表的科技论文、书籍,一般是由两人或多人完成,然后还要有专家进行审阅,对有些内容还要有批注,最后还要快速对比、查看、合并、统一文档的多个修订版本。这时就要使用到Word修订文档,添加批注,审阅修订和批注的功能。
文档的审阅与修订 ?修订文档 ?为文档添加批注 ?审阅修订和批注 ?快速比较与合并文档
修订文档 在修订状态下修改文档时,Word将跟踪文档中所有内容的变化情况,同时会记录当前文档中修改、删除、插入的每一项内容,并都标记下来。
修订文档 ?开启修订状态 ?更改修订选项 ?设定修订的标记及状态 ?退出修订状态
开启修订状态 默认情况下,修订处于关闭状态,开启修订可点击“审阅”选项卡中“修订”选项组上的“修订”按钮,(或使用快捷键:Ctrl+Shift+E)当修订按钮处于黄色时,表示开启。
更改修订选项 当多人修订时,可通过不同颜色区分不同修订者的修订内容。操作如下: 点击修订按钮下方的三角形箭头,在打开的命令菜单中选择“修订选项”命令,在弹出的修订选项对话框中即可设定。
设定修订的标记及状态 更改修订者的名称:
设定修订的标记及状态 设置修订状态,单击修订按钮旁边的下三角箭头,选择一种修订查看方式: 设置显示标记,单击修订按钮旁 边的“显示标记”命令,选择所需要 的方式。如右图所示:
退出修订状态 点击“修订”按钮,使其弹起黄色消失即可:
文档添加批注 在多人审阅同一文档时,可能需要彼此之间对文档内容的变更情况作一个解释,或向文档作者询问问题,这时就可在文档中插入批注。批注是注释信息,并不对文档进行改动。
文档添加批注 ?添加批注 ?删除批注 ?显示审阅者
添加批注 在“审阅”选项卡中单击“新建批注”按钮,然后在批注框中输入信息即可(可以插入音频或视频)。
删除批注 1.选中批注后,点右键选中“删除批注”命令。 2.选中批注后,在“审阅”选项卡中的“批注”组点击“删除”。
显示审阅者 当文档被多人修订或审批后,可选择指定的审阅者。点击“审阅”选项卡中“修订”组中的“显示标记”,点击“审阅者”,然后选择所需要的审阅者即可:
审阅修订和批注 文档内容修订完后,作者需对文档的修订和批注情况进行最后审阅,并确定出最终的文档版本。
审阅修订和批注 ?逐条审阅(接受或不接受修订) ?全部接受或全部不接受
逐条审阅(接受或不接受修订) 1.定位到文档中的批注内容,可以通过“上
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