《会展策划》项目7：如何进行会展相关活动策划课件.pptxVIP

任务一 开幕式策划 一、开幕式策划的一般内容 （一）策划书名称 （二）活动背景 （三）活动目的、意义和目标 （四）资源需要 （五）活动开展 （六）经费预算 （七）活动中应注意的问题及细节 （八）活动负责人及主要参与者;任务一 开幕式策划 二、开幕式的现场布置要求 在场地布置上要特别注意以下方面： 1.安全保障第一； 合理划分场地； 控制人群的流人和流出； 舞台搭建稳固； 音响、视频配置足够； 舞台与观看人群之间有足够的空间。;任务二 新闻发布会策划 一、新闻发布会概述 二、新闻发布会的成功要素三、新闻发布会的准备 四、新闻发布会的会务准备;任务二 新闻发布会策划 一、新闻发布会概述 1、定义 新闻发布会是由发布信息的主体（政府、企业、非营利组织）选定时间、地点，有媒体记者参与的问答式会议；新闻发布会是发布主体为公布重大信息或解释新的方针政策而邀请记者参加的会议，因此通常在记者提问前有一段主动发布新闻的时间。 2、特点 新闻发布会是常见的新闻发布形式，一般对所有相关的媒体开放，发布的内容可以全部公开。;任务二 新闻发布会策划 3、适用范围 应在确实有重大新闻需要公开时才举办。 二、新闻发布会的成功要素 调研舆情——媒体想知道什么？ 确定口径——你想让媒体知道什么？ 包装信息——什么样的信息会成为媒体上的新闻？;任务二 新闻发布会策划 三、新闻发布会的准备 确定发布会的主题 确定发布人和主持人 确定发布会的时间 确定发布会的地点 确定媒体名单并邀请记者 准备发布会资料 四、新闻发布会的会务准备 会场设置 设备调试 现场分工;任务三 会议策划 一、会议的含义 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。 国际会议是最重要、最有影响力的会议。国际上对国际会议认定的权威组织主要有ICCA和UIA等，由于每个组织所规定的标准有所不同，会造成认定或统计上的偏差，因此，对这些组织标准的明确划分是研究国际会议发展趋势的前提。;任务三 会议策划 二、现代会议的要素 基本要素 基本要素即所有会议必有的要素例如会议的目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。 其他要素 即根据会议的性质、形式、规模等综合因素而决定的可供选择的、并非为所有会议所共有的要素例如服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。;任务三 会议策划 三、会议策划与组织的一般流程 （一）会前工作 与会议主办方洽谈会议举办的各项事宜。 根据会议主办方的要求，向会议主办方提供会议接待方案和各项报价。 真诚邀请会议主办方实地考察会议举办场所及会后考察线路。 根据会议主办方的要求和意见，双方确定会议接待方案及各项报价。 经友好协商后，与会议主办方签订正式的会议接待标准合同。 确定会议主办方预付会议订金事宜。;任务三 会议策划 在会议举办前制定会议工作人员服务标准及会议接待手册。 准备会议资料和相关服务。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。 检查我公司免费提供给会议主办方的各种设备，确保会议期间使用正常。 （二）会中工作： 接站服务：根据会议主办方的要求在机场、码头、车站安排专人、专车接站。 会议酒店现场：会议秘书设置报到台、分发会议材料、接待与会代表、代收费等。;任务三 会议策划 会议秘书在会议接待（报到）处安排房间，确认VIP用房有关信息；协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工 作。 安排我公司专业技术人员在报到当日检查、调试会议酒店的会场设备，确保设备可正常使用。会议秘书根据会议主办方的要求，布置会场及会议期间提供的会场、会务服务。 与会议主办方确定用餐时间、标准、形式、菜单、酒水及主次桌等事宜，会议秘书与酒店协调布置妥当，并安排专人全程监督酒店餐饮质量及卫生安全情况。 与会议主办方提前确定会议代表的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。;任务三 会议策划 7.与会议主办方确定旅游考察事宜（日程安排、房、餐、旅游用车、导游等安排）。 8.我公司安排专人与酒店协调，全程监督酒店做好会议期间防盗、消防等安全保障工作，确保参会代表的人身、财物等安全。 9.与会议主办方确认特殊客人（领导、少数民族代表、VIP、 家属等）的安排及接待工作。 10.我公司安排专人在会议期间为代表、会务组提供24小时 “一站式”服务（会务咨询、考察事宜安排、医疗服务等） 11.协调会议期间的交通工具的安排。 12.代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。;任务三 会议策划 （三）会后工作 根据代表、会务组的意见进行会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的整理、汇总及印刷代