企业管理类文件材料归档管理规定.docx

1. 基本要求 1.1. 为规范所属单位管理类文件材料收集归档工作，加强管理类档案管理，制定本规定。 1.2. 本规定所称的文件材料，指各单位在管理工作中形成的各种形式、各种载体的记录材料。 1.3. 本规定所称的归档文件，指日后具有查考价值，应作为档案保存的文件材料。 1.4. 本规定所称的特藏档案,指涉及国家秘密、企业核心商业秘密、知悉范围受控的档案，或珍贵的历史档案。 1.5. 应归档的文件材料须列入归档范围。凡属归档范围内的文件材料，须向本单位档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 2. 原则要求 2.1. 坚持“应收尽收、应归尽归”。为适应依法治企及信息资源风险防范的要求，维护好企业权益和员工利益，企业在规划建设、生产经营、资产投资、资产变动及管理等工作中形成的，具有凭证价值、查考价值的文件材料，均应纳入归档范围。 2.2. 坚持“谁形成(主办)、谁归档”。为确保归档文件的完整、准确及有效，文件材料形成者为归档文件完整性、准确性的责任者，其形成部门是收集、整理和归档的责任部门。 2.3. 坚持“创新提升，服务为本”。归档工作要树立“为现实服务，替未来着想”的管理理念，立足为企业生产经营、改革发展服务，归档程序要遵循企业文件材料的形成规律特点，在完善年度归档管理的基础上，要积极推行“随办随归”、无纸化归档等管理模式，不断适应新形势、新载体管理需要，为档案开发利用提供基本保障。 2.4. 坚持“细化、简化、强化”。即：细化文件材料归档范围，做到归档文件指向清楚、要求明确；简化文件材料整理，做到简单易行，便于业务部门操作；强化文件材料归档监督考核，做到有目标、有检查、有考核结果。 3. 归档职责 3.1. 文件材料形成(主办)部门职责 3.1.1. 负责本部门文件材料归档工作，纳入部门工作计划，明确专（兼）职档案员及岗位职责。 3.1.2. 负责本部门文件材料归档范围和保管期限表的制修订工作。 3.2. 档案部门职责 3.2.1. 负责制定本单位管理类文件材料归档实施细则。 3.2.2. 负责监督、指导文件材料归档工作。 3.2.3. 负责档案的保管和提供利用工作。 4. 归档范围与编制要求 4.1. 应归档范围 4.1.1. 反映本单位在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本单位及上级历史研究具有利用价值的文件材料。 4.1.2. 本单位在各项工作中形成的，对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。 4.1.3. 需要贯彻执行的上级来文；非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会组织机构出具的与本单位有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。 4.1.4. 有关法律法规和制度明确应归档保存的文件材料。 4.1.5. 其他对本单位具有凭证查考价值的文件材料。 4.2. 不应归档范围 4.2.1. 有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本单位办理的文件，上级任免、奖惩非本单位工作人员的文件，供工作参考的抄件等。 4.2.2. 本单位文件中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅签发的文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿、无法体现修改过程的定稿，无保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，单位内部互相抄送的文件，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件，有关工作参考的文件。 4.2.3. 非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件。 4.2.4. 所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本单位办理的文件。 4.3. 编制要求 4.3.1. 以管理职责、内控管理、一体化程序等文件为依据，组织开展自下而上归档范围编制工作，实现归档文件指向清晰、责任明确的表单化管理，便于归档操作和检查考核。 4.3.2. 参照《企业管理类文件材料归档范围及档案保管期限表》格式要求，结合本单位机构划分，编制《XXX管理类文件材料归档范围和保管期限表》，经集团公司办公厅审核批准后实施。 4.3.3. 会计、人事等专业档案归档范围和档案保管期限的确定按国家及集团公司有关规定执行。 4.3.4. 保管期限一般分为永久、定期两种，定期一般为30年、10年，国家和集团公司另有规定的，按其规定执行。相关标准规范对某专业档案保管期限要求不尽一致时，保管期限以最长期限要求的规章为准。 4.3.5. 《文件材料归档范围和保管期限表》编制应纳入动态管理，各单位应根据机构变化、业务调整和管理要求，及时开展修订完善工作。 5. 归档文件一般要求 5.1. 质量要求 5.1.1. 纸质文件 5.1.1.1. 归档文件应为原件，无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。归档文件不得随意更改替换。 5.1.1.2. 归档文件应