2019年本科毕业生档案材料归档规范.docVIP

PAGE7 / NUMPAGES9 2019年本科毕业生档案材料归档规范 本科毕业生档案材料归档规范 本科毕业生档案材料集中归档 归档内容（毕业/结业学生） eq \o\ac(○,1)高校毕业/结业登记表 eq \o\ac(○,2)大学学生成绩表 eq \o\ac(○,3)毕业设计（论文）成绩评定书 eq \o\ac(○,4)大学学生体质健康卡（如有） eq \o\ac(○,5)全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联，如有） eq \o\ac(○,6)入团志愿书（如有） eq \o\ac(○,7)入党申请书（如有） eq \o\ac(○,8)入党志愿书（包括预审转正全套材料，如有） eq \o\ac(○,9)奖惩材料（校级及以上，如有） eq \o\ac(○,10)其他有价值的可供组织参考的材料（校级及以上，如有） 注： eq \o\ac(○,1)~ eq \o\ac(○,3)为必归内容，其他内容如果有则归档。 （2）归档人员 本科生毕业生材料集中归档由各学院（学部、直属系）确定的本年度毕业生材料集中归档人员负责。 （3）归档流程及要求 eq \o\ac(○,1)毕业生材料的整理 A、收集、整理毕业生材料。到档案馆网站表格下载栏下载《上海大学本科生档案目录表》，根据学院毕业生名单及档案目录表，及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起（不能遗漏党员、校级及以上优生优干等材料)，并严格按学号从小到大排序。（目录表样张，请见附件一）。 B、制作、打印归档登记表。到档案馆网站表格下载栏下载《2019届本科毕业生档案材料归档登记表》，按要求制作、打印毕业生材料归档登记表，一式两份。（登记表样张，请见附件二）。 eq \o\ac(○,2)毕业生材料的审核 A、档案材料齐全性、完整性、准确性检查。对照登记表、目录表、归档材料检查每位毕业生信息是否准确，归档材料是否齐全、是否符合归档要求，有问题的及时解决。 B、勾选目录并签名。每份目录表上标明学生的学号、姓名，对照目录表检查并勾选每位毕业生的档案材料，归档人员在目录表上签名。 eq \o\ac(○,3)毕业生材料归档移交 毕业生材料收集齐全、整理完毕后，各学院（学部、直属系）归档人员按约定的归档时间到档案馆归档移交。毕业生材料、归档登记表、目录表一并移交档案馆。档案馆清点归档材料份数，清点无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。 注：毕业生材料集中归档移交时因归档数量大时间有限，学生档案室仅清点归档份数，没办法当场核对归档材料内容，在转递过程中发现有问题的我们将反馈归档人员，请归档人员及时整改或补归相应材料。 eq \o\ac(○,4)毕业生材料装袋 档案馆清点完毕后，各学院（学部、直属系）归档人员当场完成每位毕业生材料的装袋工作。装袋时，务必仔细核对，确保毕业生归档材料上的姓名、学号与档案袋上的一一对应，以防装错。 （4）归档方式及时间节点 各学院（学部、直属系）在7月12日之前必须完成毕业生材料归档工作。为避免归档时间冲突，提高工作效率，实行预约归档。请各学院（学部、直属系）归档人员在7月5日前与学生档案室联系（预约电，约定归档的具体时间。 （5）归档注意事项 eq \o\ac(○,1)归档材料须为原件，且字迹清晰，不得涂改，如有修改，须在修改处盖校正章，修改人签名。 eq \o\ac(○,2)书写材料须符合要求。归档材料一律使用黑色钢笔、签字笔（黑色）书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。 eq \o\ac(○,3)归档材料须手续完备。应该签字的须签字，应该盖章的须盖章，且签章清晰可辨。 eq \o\ac(○,4)收集、整理归档材料时，应根据学生的离校结论，归相应的材料。结业的学生，毕业生登记表不应归档；退学的学生，归成绩总表；肄业的学生，除成绩单外，还须归肄业生鉴定表。有党员、校级及以上优生优干等材料的一并归档。检查、核对归档材料时，务必做到学生姓名、学号一一对应。延期毕业的学生，大学材料待学生毕业后统一归档,毕业生登记表应归实际毕业时填写的一份。 eq \o\ac(○,5)成绩总表结论栏结论清楚、准确，签章完备。 本科生大学材料日常零星归档 本科生大学材料日常零星归档，是指各学院（学部、直属系）辅导员对退学、肄业、转学、延期毕业等非正常离校、毕业学生大学期间的材料以及历届毕业生材料进行归档。 归档内容 eq \o\ac(○,1)毕业生/结业生归档内容 同本科毕业生材料集中归档内容。结业生可以不归毕业登记表，或者将毕业登记表改为结业登记表字样，在修改处盖学院公章。 eq \o\ac(○,2)退学、肄业、转学等非正常离校学生归档内容 A、大学学