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中海物流商务部 风险控制要点汇编 修改时间 2014年8月 第 PAGE 16页 共 NUMPAGES 20页 中海物流商务风险控制要点汇编 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 1 单证的操作规范性 3 1.1 合同的管理 3 1.2 委托书的审核 4 1.3 签收回单的回收要求 5 1.4 物流House单的管理 5 2重要文件日常管理要点 6 2.1合同管理 6 2.2发票管理 6 2.3提单管理 7 3 扣放货的操作要求 8 3.1 执行岗位 8 3.2 扣放货原则 8 3.3 操作流程 9 3.4 单证格式 10 4 发票的管理规定 10 4.1 空白发票及发票专用章的管理 10 4.2 发票的使用 10 4.3 发票底联的装订及保管 10 5 审批权限的规定 11 5.1 正常业务付款审批流程 11 5.2 业务更正单审批流程 11 5.3 合同审批权限及流程 12 6 保险操作规定 13 6.1 保险费率制定 13 6.2 保单开具 13 6.3 保费结算 14 6.4 出险理赔 14 7 预付款操作要求 14 7.1 预付账款的概念 14 7.2 业务操作职责 15 7.3 商务应收应付审核岗位职责 15 7.4 商务应付岗位职责 15 8应收账款处理事项 16 8.1以物抵债的管理程序 16 8.2 应收账款坏账管理程序 16 9其他应注意的事项 18 9.1 公司用章的管理规定 18 9.2 收汇票的注意事项 18 9.3各种应付费用的注意事项 18 9.4海外业务工作中的注意事项 19 1 单证的操作规范性 1.1 合同的管理 合同的签订：除付款买单的客户外，协议客户的签订，原则上尽量使用公司的范本协议，由业务人员填写“合同报批单”、“客户签约表”履行审批手续，合同上必须注明客户的公司地址、结算方式、结算日期、银行账户，以及必要的风险防范条款，要明确违约责任及纠纷解决方式等。并提供营业执照复印件、税务登记、组织机构代码证，经营许可证证等客户资质文件复印件。非范本合同，须经法务人员审核，针对性的提出一些可规避公司风险的建议后，按合同审批流程报批后，方可盖章执行。 合同的登记和保管：合同签订后，商务人员必须按公司规定逐份登记存档。对于执行完毕的业务经营合同应及时整理归档，并保存三年；其他合同类文档应根据相关规定确定保存年限。 合同签订与审核原则：对签约方的信用能力一定要做评估，尽量将风险规避至最低限度，并可适当设定信用额度，作为止损限额。合同条款要具有较高的可执行程度、具有现实操作意义。对合同中需我司承担的责任，业务人员在洽谈合同时，要注意分析风险存在的概率大小。如风险发生概率较高时，要充分估计我司可能造成损失的底线有多大，尽量规避我司的签约的责任风险。如风险发生概率较小时，即使客户要求赔偿条款较为苛刻，也可结合业务的收益率、客户的重要性等各方面因素而接受，在实际履行过程中尽量按约定履行，以防止风险事故的发生。在我司与物流转包方（如船东、车队、订舱代理、仓储公司）等单位签订背靠背的物流服务协议时，要充分考虑转包方的承受能力。一旦运输中出现问题。我司作为国有企业，偿债能力极高，而我司的转包方如我货代、个体、民营时，客户必定以我司作为追偿对象。我司再向转包方追偿，获赔的风险将会很大。故要求我司在选择责任风险的可转嫁方时，要尤其注意对方的偿债能力。 合同签署的建议： 如有我司代办保险，则应注意可考虑公司的保险合同中的在承保责任范围以内的风险转嫁，对在承保责任范围以外的风险，尽量考虑我司承担风险的底线。 对有特殊操作内容约定的，可以主合同+操作协议进行约定。合同作为通用范本使用，在操作协议中，可根据客户具体运作要求进行个性化的详细约定。 在协议中要重点对突发事件、应急事件出现时，双方的责任与义务进行约定。 1.2 委托书的审核 填写要求：委托书尽量使用公司范本，委托书必须由委托人填写。如因客观原因由我司代填委托书，则需有客户出具相应授权委托书，授权我司代其填写委托书。 托书上必须填写的信息：收发货人、运输条款、起运港（门点）、目的港（门点），委托方确认的运费（如托书上未注明运费，则必须另有书面确认记录）。 委托人签章的要求：托运人与委托人签章必须一致，如