DA 22-2000归档文件整理规则.pdf

DA/T 22—2000前言归档文件整理是档案工作的基础，制定科学、规范的整理规则具有重要意义。为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，本标准从改革我国传统的文书立卷归档的方法出发，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，为归档文件整理工作提供了技术依据。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）司。本标准主要起草人：刘淑英、张瑞智、李晓明、王健、李洪、景振华、陈宇。57 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则DA/T 22--2000The arrangement rule of filing documents200143831 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2 定义本标准采用下列定义。2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本)为一件，来文与复文可为一件。3整理原则4质量要求4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5 整理方法5.1 装订归挡文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后,转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前,来文在后。5.2　分类归档文件可以采用年度一机构(向题)一保管期限或保管期限一年度一机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01 实施58 DA/T 22-20005.2.3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图示中**”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下)。5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.5编归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2)。5.5:1.1件号：填写室编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号：文件的发文字号。5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加［”号。5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3归档文件目录应装订成册并缩制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6 装盒将归档文件按室编件号顺序装人档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为 310mm×220 mm(长×宽）,盒脊厚度可以根据需要设置为 20 mm、30 mm.40 mm等（见图 A4(a))。5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（