2023年人事档案管理办法.pptx

Logo/CompanySeveral problems in the management of Dangan2023/6/21 星期三沉默之剑人事档案管理的几个问题 CONTENTS目录人事档案管理办法01重视信息安全02完善审核流程03规范档案变更04制定档案保管期限05加强档案检索06 Management Measures for Dangan人事档案管理办法01 定义与目的1. 人事档案是个人从入职到离职期间的各种人事资料的集合，包括个人信息、招聘信息、考核档案、岗位变动和培训记录等。 2. 人事档案的主要目的是为了合规性和管理性，保障员工权益和公司利益。同时，也是员工个人发展和职业规划的重要基础。 3. 人事档案的管理需要遵循一定的规范和程序，如纪律性、安全性、保密性等。并需要定期更新和维护，以确保档案的准确性和完整性。 需要明确公司内人事档案的管理机构和责任人，以确保管理层有明确的职责分工和细致的工作流程。 具体可以包括以下方面： 1.明确人事档案管理的主管部门和责任人，并建立相应的管理制度和流程，明确文件的归档、备份、保管、借阅和销毁等方面的责任人和职责，确保管理过程的监管和审核。 2.落实人事档案管理制度，加强控制档案的全生命周期，尤其是对于搬迁、变动或离职员工的人事档案，要严格按照规定操作，保护信息的安全性和完整性。管理机构与责任人 档案管理流程档案整理分类整理保密性安全性档案借阅审核记录Archives organizationClassification and organizationConfidentialitySecurityArchive borrowingAuditingrecord Emphasize information security重视信息安全02 员工保密协议1.企业保护自身商业信息和保障员工个人隐私的重要手段，其中需要强调以下注意事项： 2.明确协议范围和保密内容，避免模糊不清或过于宽泛的表述； 3.建立保密意识，使员工充分认识到保密工作的重要性和必要性； 4.合理设置涉密信息的访问权限，按需授权，减少信息泄露风险； 5.做好保密措施，如定期更新密码、加密存储等； 6.建立举报机制，鼓励员工发现和报告违反保密规定的行为； 7.制定惩戒措施，以保证协议的严肃性和有效性。 信息存储措施1.存储设备的安全性。必须确保存储设备的物理安全，防止被盗或遭到破坏；同时，也要对存储设备进行加密保护，防止信息泄露的风险。 2.备份与恢复措施。员工档案是公司的重要资产，因此必须建立完善的备份与恢复机制，以防止因不可抗力因素导致数据丢失或损坏。 3.数据的时效性和可靠性。人事档案中包含了员工的个人信息、工资、社保等敏感信息，必须确保数据的时效性与可靠性，避免出现数据错误或遗漏。 4.权限控制。需要对用户的访问权限进行严格控制，只有授权的人员才能够查看或修改相应的信息，避免信息泄露的风险。 5.安全日志管理。需要建立日志管理机制，记录数据的访问、修改等操作，以便在出现问题时能够快速定位问题原因。 访问权限管理1. 应该根据不同级别的职员设定不同的访问权限，以保证信息的安全性和机密性。 2. 在设定访问权限时，应该考虑职员的实际需要和工作范围，确保他们可以访问到必要的信息，同时避免不必要的信息泄露风险。 Improve the audit process完善审核流程03 审核内容明细1. 员工档案的建立和更新：应明确员工档案的建立、保存和更新的相关规定，例如档案原件和复印件的保存期限、档案变更的时限和程序等。 2. 人事档案的保密：应涉及人事档案保密管理的具体要求，例如在档案使用、查阅、传递和存储过程中应注意的事项，确保员工的隐私得到保护。 3. 档案的安全和防丢：应明确档案管理人员应采取的应急措施和防范措施，例如备份、灾备和保险等，确保档案的安全性和完整性。 审核人员职责分工确定人事档案审核的时间节点和流程、协调各部门之间的相互关系和责任、提高审核人员的专业素质和工作效率、加强对人事档案保密性的意识和检查管理等。 审核标准统一规定1.人事档案使用权限的分级管理：按照不同情况设定不同的权限等级，可以更好地保障人事档案信息的安全性。 2.人事档案管理的流程标准化：逐步建立标准化的流程，并根据实际情况进行优化，可以减少管理人员的工作量，提升工作效率。 3.对人事档案管理的监督和评估：建立建档、存档、使用、归档等方面的监管和评估机制，对管理工作进行监督和评估，及时发现和解决问题。 4.数据管理的规范化：对各项数据进行规范化处理，制定数据标准和格式，并建立数据管理的系统，确保数据的准确性和完整性。 5.电子化管理的思路和方法：逐步推进人事档案的电子化管理，将传统的纸质档案转化为电子档案，提高