记录控制程序.doc

记录控制程序 1. 目的 为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。 2. 范围 适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。 3. 定义 记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。 4. 职责 4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。 4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。 5. 程序 5.1记录的标识 5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。 5.1.2记录的编号方法规定如下： XW-SC-001-A01 版本号 表单序列号 部门代码 公司代码 5.1.3记录序号代码 由至少3位组成，由001，002------999↗ 5.1.4 文件版本号 正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。 5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限 5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。 5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。 5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。 5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。 5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。 5.2.6已归档的记录，由质量经理负责贮存、保护； 5.3记录填写要求 5.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得涂改，记录填写不能用铅笔填写。 5.3.2因笔误或计算机错误需要修改的原数据和记录，应采用“划改”方式，把原数据划掉并在其旁边填写更改后的数据，在更改处盖上更改人名章/签字/专用检验章，同时记录好更改日期。 5.3.3所有记录应按要求进行相应的签字、审批，不得代签，签名时必须使用全名，签批人须对呈报的记录有效性进行审查，符合要求的记录才可以签批、呈报或传递。 5.3.4记录的各项目均应填写，不能漏项，自然空项需加以标识； 5.4记录表格的编制 各使用部门负责本部门使用表单格式的设计编制，并负责核对其正确性，经部门主管审批后，交质量管理部存档 5.5记录的发放、借阅、复制规定 5.5.1各岗位直接使用电子版的记录表格，应按照体系文件规定的统一的电子格式使用，不可随意更改记录格式及内容，需修改时应执行《文件控制程序》中的相关规定。 5.5.2 相关记录的受控发行，执行《文件控制程序》中的相关规定； 5.5.3 本公司人员借阅、复制记录，除管理评审及内部审核报告须经总经理核准外，其余须经管理者代表批准，借阅时须填写“文件借阅登记表”方可借阅，借阅者应在指定的日期内归还记录； 5.5.4 外部人员查阅公司质量记录，须经总经理或管理者代表批准后方可借阅。 5.6过期记录的处置 每年末由质量管理部按照《文件保存期限表》规定的保存期限，将达到记录填写“文件销毁登记表”，经管理者代表批准后对作废文件进行统一销毁。