公司会议安排细则工作方案.docx

《公司会议安排细则工作方案与实施方案大全》 公司会议安排细则一、会前阶段 〔一〕会议分工 会议应视状况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组，重要会议可设专职效劳员，并请后勤、保卫等人员做好治安、抢救、餐卫等项工作。 1、秘书组 其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作，并帮助会务组做好相应工作。 2、会务组 其主要任务是负责会议会务工作，包括。〔1〕下达会议通知；〔2〕负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；〔3〕迎送、接待主讲人，负责食宿安排；〔4〕支付各类费用；〔5〕财务结算。 3、保卫组组织人员对会场进展安全检查，疏通通道，开启安全门等，同时帮助会务组做好相应工作。 4、后勤医疗组。做好会议期间人员的应急医疗工作。 在整体运作过程中秘书组、会务组等各司其职，但又需要默契协作，相互支援，形成一个整体，保证会议顺当进展。 〔二〕会议通知 1、通知应简明准确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、 会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及 等。 2、通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。假设需报名单，则要留意统计姓名、性别、职务等项。 3、大型会议应当印制会议指南。内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他留意事项等内容。〔会议秩序册应在参会人员报到时发放〕 4、需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。 〔三〕会议材料预备 1、会议材料预备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。应留意材料的数量、篇幅与会议时间安排全都。会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。 2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关，应留意是否齐全。如有可能，会务人员应与相关处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特别要求的，均应尽量满足其要求。 〔四〕会场布置 会场布置应包括以下各项。落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。〔要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排〕 1、会场布置形式 会场布置形式可依据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时， 宜实行分排式就座。座谈或听取汇报的会议，宜实行圆桌式就座。 2、座次排列 座位的挨次一般以座位的面对为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是： 职能部门对排名有具体规定的，以其排列的挨次为准。 同等职位的，按任实职时间为先；不在职的同志，依据场合酌情排列。 上级来人参与会议时，应依据来人的身份及在整个会议议程中的位置〔看谁做主要讲话〕酌情排列。 3、席签 席签是与会人员身份的标志。既充分表达对该座人员的敬重，同时有清点人数的作用。座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员的姓名〔核实无误〕或单位名称。 4、会场环境。 依据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄重、肃穆、喧闹等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有安全出入之通道。 5、灯光音响 灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急预备工作。 音响是保证会议开好的重要手段。话筒的数量应依据会场座位的 摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此责。 6、空调、通风设备 适宜的温度及清爽的空气是确保会议成功的重要因素，会务人员应在开会之前调整好气温。夏季室内气温高时，应考虑预备折扇等物品。 7、桌上摆放物品 主席台摆放的会议材料，必需由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。〔必要时预备了记录用笔及笔记本等〕 预备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。 〔五〕闻报道 由宣教部门预备好录音、摄像、摄影设备，准时进展会议精神传达。〔如有必要应事先联系闻单位，并安排好记者的接送工作〕 〔六〕车辆及食宿安排 如需参观，应指定车辆负责人，预备好车辆，并请参观人员按编号乘车。 假设无会议指南，可将食宿安排表提前交给会议主持人，在休会前告知参会人员。 〔七〕其他事项 1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的询问、提示等工 作。 2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。 3、会务人员应依据签到状况把握到会人数，并准时联系未到会人员，查明迟到或缺席的缘由，将有关状况报告相关领导。 4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并留意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。 5、应留意参会人员的就座状况，会场前排尽量不要空座。 6、视状