文件控制程序.docx

文件控制程序 1目的 对与公司一体化管理体系有关的文件进行管理、控制，确保与质量、环境、职业健康安全管理有关的场所和个人所使用的文件受控有效。 2适用范围 适用于公司一体化管理体系有关文件的管理和控制。 3职责 3.1总经理负责管理手册、程序文件、管理性文件和服务文件的审批。 3.2管理者代表负责组织一体化管理体系文件的编制、修改与审核。 3.3分管领导负责服务文件和各类计划的审核，及技术文件的审批。 3.4市场开发部组织投标文件、承包合同、订单的编制、负责存档和管理。 3.5运行管理部组织专业分包合同的编制、负责采购与分包协议及合同、设计文件、竣工验收、养护交付和预结算等资料的收集、存档和管理。 3.6综合管理部 = 1 \* GB2 ⑴负责除技术文件、服务文件以外的文件编制与收集、存档和管理。 = 2 \* GB2 ⑵负责公司文件的发放、回收、销毁。 3.7各部门负责本职责范围内的作业文件、技术文件、服务文件和各类计划的编制，及外来文件的收集。 4程序 4.1文件的分类及编制、审核与批准（见表1） 序号 文件类别 编制（收集） 部门 审核部门 或人员 批准人 备注 1 管理手册 程序文件 综合管理部 管理者代表 总经理 2 作业文件 业务实施部门 运行管理部 分管领导 作业指导书、操作规程、应急预案等 3 规章制度 综合管理部 分管领导 总经理 4 技术文件 业务实施部门 运行管理部 分管领导 设计文件，竣工验收、养护交付和预结算资料等 5 服务文件 业务实施部门 分管领导 总经理 承包（销售）、采购（分包）合同等 6 各类计划 业务实施部门 分管领导 总经理 年度经营目标、业务、专项工作计划等 7 外来文件 业务实施部门 综合管理部 管理者代表 法律法规，规范标准，行业、上级、顾客文件等 上述各类文件由编制部门负责组织编写（或外来文件收集），其要求详见《文件编制作业指导书》，审核部门或人员审核（或识别），批准人审批（或确认），签章手续的办理，详见《印章使用管理制度》。 4.2文件的标识 ⑴各类文件的编号，详见《文件编制作业指导书》。 ⑵对于确认的与一体化管理体系有关的公司文件和外来文件，由综合管理部在文件右上角加盖“受控”印章，并注明分类编号及分发号。 4.3文件的发放与管理 ⑴文件由综合管理部统一发放，填写《文件发放回收单》，做好发放记录。 ⑵各部门对发放的文件，要及时传达到相关责任人，并建立《归档（受控）文件清单》，分部门集中妥善保管。 4.4文件的归档与查阅 ⑴每年一月，由市场开发部、运行管理部和综合管理部分别对上年度的技术和服务的文件、一体化管理体系文件、规章制度、各类计划、外来文件等，进行分类、分项装订成册，对于电子文档需复制备份，做好标识，妥善保存，以便检索。具体要求详见《资料与档案管理作业指导书》。并建立《归档（受控）文件清单》。 ⑵已归档的文件，如需外借或复制的，填写《文件（记录）借阅复制记录》，报分管领导批准。 4.5文件的修改与换版 ⑴在外部年度监督审核的基础上，综合管理部结合管理评审和外部监督审核意见，提出年度文件修改和补充计划，按文件审核与批准的程序组织实施，当文件经多次更改或需要进行大幅度的更改时，应进行换版。 ⑵文件换版或更换后，须将原有文件收回，并做好回收记录。 4.6文件的作废与销毁 经修改或换版处理的文件和失效文件，为作废文件，由综合管理部将作废文件及时从所有使用场所回收或删除，防止作废文件的非预期使用。须销毁的文件应填写《文件（记录）销毁申请单》，由管理者代表审核，报总经理批准，予以销毁。纸质性作废文件如需保留，须加盖“作废”印章，予以保存，以确保文件的唯一性。 4.7记录的保存 = 1 \* GB2 ⑴下列表单由综合管理部组织记录与保存： a）《文件发放回收单》 b）《文件（记录）销毁申请单》 = 2 \* GB2 ⑵下列表单由业务实施部门和管理部门记录与保存： a）《归档（受控）文件清单》 b）《文件（记录）借阅复制记录》 并按《记录控制程序》的要求予以控制。 5相关/支持性文件 5.1程序文件 = 1 \* GB2 ⑴《记录控制程序》 5.2作业文件与管理制度 = 1 \* GB2 ⑴《文件编制作业指导书》 = 2 \* GB2 ⑵《资料与档案管理作业指导书》 = 3 \* GB2 ⑶《印章使用管理制度》 6记录表单 6.1原始表单 = 1 \* GB2 ⑴《文件发放回收单》 = 2 \* GB2 ⑵《归档（受控）文件清单》 = 3 \* GB2 ⑶《文件（记录）借阅复制记录》 = 4 \* GB2 ⑷《文件（记录）销毁申请单》