记录控制程序.docx

记录控制程序 目的 规范质量、环境、职业健康安全记录的管理，客观、准确地反映一体化管理体系的有效运行，为产品的可追溯性以及持续改进提供依据。 2适用范围 适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的所有记录的控制。 3职责 3.1管理者代表负责和记录转发、销毁的审批。 3.2综合管理部负责组织一体化管理体系相关记录表单的编制、更改和评审；负责编码、样版的分发与留存，以及一体化管理体系运行记录实施的检查。 3.3运行管理部负责与产品有关的质量、环境、职业健康安全运行记录的检查。 3.4各部门负责本部门一体化管理体系相关记录的填写、收集、保存及转发。 4程序 4.1记录表单的编制、评审与审批 4.1.1记录表单的编制要求 ⑴记录表单要求格式清晰、项目明确、填制方便。 ⑵记录表单的编制应尽可能全面，能反映产品实现过程和结果，以及一体化管理体系运行的情况和效果，为持续改进提供必要的信息和依据。 4.1.2记录表单的评审与审批 综合管理部安排相关人员编制记录表单（初稿），组织业务实施部门和管理部门予以评审，提交管理者代表审批。 4.2记录的形式和分类 4.2.1记录的形式 记录可以是表格、图表、报告、计算机磁盘、光盘、照片等媒体形式。 4.2.2记录的分类 ⑴一体化管理体系运行记录：内部审核、管理评审、外部审核、纠正和预防措施记录等。 ⑵与产品有关的质量、环境、职业健康安全运行记录：与顾客有关过程记录、产品实现过程记录、监视与测量记录、不合格品与事件不符合记录等。 4.3记录的标识 记录表单用唯一的编码作为标识，包括：公司名称、程序文件号、记录序号及制表年份。由综合管理部统一编码后，分发给各部门。 4.4记录的填写 记录由实施责任人按下列要求负责填写： ⑴记录可电脑打印或使用蓝色（黑色）碳素笔或水性笔，字迹清晰。 ⑵内容真实，及时、准确、完整，不得涂改，如发现填写错误，用划线的方式进行更正签名，并注明日期。 4.5记录的贮存和防护 4.5.1记录的贮存 与部门相关的记录由各部门指定专人负责整理，每年一月对上年度的记录，进行分类、分项装订成册，对于电子文档需复制备份，做好标识，妥善保存，以便检索，具体要求详见《资料与档案管理作业指导书》。 4.5.2记录的防护 采取有效的防护措施（如防虫、防潮、防火、防盗等），防止记录的损坏、变质和丢失。 4.6记录的使用 4.6.1记录的借阅 已归档的记录，因工作需要如需外借或复制的，填写《文件（记录）借阅复制记录》，报分管领导批准。 4.6.2记录的转发 因工作需要，须转发的记录，由该部门提交管理者代表批准，由综合管理部按《文件控制程序》的要求，统一发放。 4.7外来记录的控制 外来记录如：购入设备的说明书、产品保修单等，由使用部门保存，以便查阅。 4.8记录的保存期和销毁 ⑴记录的保存期限分为三年、五年和长久等三类，详见记录表单目录。 ⑵对已过期的记录，由部门提出并填写《文件（记录）销毁申请单》，经管理者代表批准后，予以销毁。 4.9记录的检查和记录表单的更改 4.9.1记录的检查 综合管理部和运行管理部分别负责对上述4-2-2（1）和4-2-2（2）的记录每季度进行抽查，对达不到规范要求的，提出更正意见。 4.9.2记录表单的更改 综合管理部根据一体化管理体系运行情况，提出记录表单变更意见，经评审后提交管理者代表审批，重新编码予以发布。 4.10记录的保存 《文件（记录）借阅复制记录》、《文件（记录）销毁申请单》由实施部门记录与保存。 5相关/支持性文件 5.1程序文件 = 1 \* GB2 ⑴《文件控制程序》 5.2作业文件与管理制度 = 1 \* GB2 ⑴《资料与档案管理作业指导书》 6记录表单 6.1原始表单 6.2引用表单 = 1 \* GB2 ⑴《文件（记录）借阅复制记录》 = 2 \* GB2 ⑵《文件（记录）销毁申请单》