LB_T 059-2016CN 会议服务机构经营与服务规范.docx

ICS 03.200 A 12 中 华 人 民 共 和 国 旅 游 行 业 标 准 LB/T 059—2016 会议服务机构经营与服务规范 Management service standards of conference organizers 2016-12-19发布 2017-05-01 实施 中华人民共和国国家旅游局 发 布 I LB/T 059—2016 目 次 前言 Ⅲ 1 范 围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 基本要求 1 5 会议服务要求 2 6 管理要求 4 7 服务质量改进 5 Ⅲ LB/T 059—2016 前 言 本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本标准由全国旅游标准化技术委员会(SAC/TC 210)提出并归口。 本标准起草单位：上海市旅游局、上海旅游会展推广中心。 本标准主要起草人：程梅红、陈平、汪剑明、林章林、杨正。 1 LB/T 059—2016 会议服务机构经营与服务规范 1 范围 本标准规定了会议服务机构的基本要求、会议服务要求、管理要求、服务质量改进。 本标准适用于在中国境内注册的或在境内设有分支机构的会议服务机构。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T 10001.1 标志用公共信息图形符号 第1部分：通用符号 GB/T 10001.2 标志用公共信息图形符号 第2部分：旅游设施与服务符号 GB/T 30520—2014 会议分类和术语 3 术语和定义 GB/T 30520—2014 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 会议 conference 在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传 播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。 [GB/T 30520—2014,定义，3.1.1] 3.2 国际会议 international conference 由来自3个或3个以上的国家或地区(含港澳台)的代表参加的会议、或境外参会代表占全部参会 人数40%(含)以上的会议。 [GB/T 30520—2014,定义，3.1.2] 3.3 会议服务机构 conference organizers 接受会议主办方或会议委托方委托，管理会议、负责会议活动的履行，为会议提供部分或全部经营 性服务的企业、事业单位、社团等组织。 4 基本要求 4.1 取得工商营业执照或法人证书或依法获得其他执业资质，其主营业务或兼营业务包括会议服务。 4.2 能协调各类供应商资源，提供从前期会议策划与筹备，到现场运营以及会后服务的全流程会议 服务。 2 LB/T 059—2016 5 会议服务要求 5.1 会议方案 5.1.1 协助会议委托方并根据会议主题制定会议方案，方案包括但不限于会议举办的时间、地点和场 所、日程安排、工作流程、技术手段、人员配备、会议预算等。 5.1.2 会议举办过程中若涉及社交、旅游、考察等主题活动的，应根据委托方要求制定相应的活动 方案。 5.1.3 若会议方案发生人数、场所、日期等重大变更的，应与委托方书面确认，并有专人负责变更。 5.2 会议场所 5.2.1 如委托方没有指定会议场所，应为会议委托方推荐候选场所。 5.2.2 对会议场所进行考察，提供会场考察表、评估表或书面考察记录，确保会议场所在消防安全、环 境、交流、布置、技术和信息传输等各方面达到会议要求。 5.2.3 会议场所确定之后应同会议场地方签订场所租赁合同。 5.2.4 根据会议要求设定会场使用计划，明确会议功能区，功能区包括但不限于会议室、茶歇场地、展 览展示场地、餐饮场地、仓储场地、演讲人和嘉宾休息室、试片室、现场办公室、媒体室。 5.3 会议网站和宣传推广 5.3.1 根据委托方要求开通会议网站等网络平台。独立域名的会议网站应获得所在地的网站备案或 域名备案。 5.3.2 会议网站应包括会议的举办时间、地点和场所、简介、主办(承办)单位、会议日程、注册信息和方 式、联系人及联系方式等内容。 5.3.3 根据会议进展，完成会议网站日常维护和更新。 5.3.4 根据会议委托方的要求制定会议推广计划。 5.3.5 根据会议委托方的要求设计制作会议通知和邀请函等各类推广资料，可根据会议委托方的要求 协助开展会议的推广活动。 5.3.6 会议通知应至少包括会议的名称、主办方、举办时间、地点和场地、会议简介、议题或议程、联系 方式、注册方式