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WORD邮件合并功能--第1页 运用“邮件合并”提高效率 在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工 资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ 其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地 完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮 助大家快速上手（文章中提供案例原文件下载）。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的 固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要 的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、 工资条、成绩单等。 Word2002 以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并” 操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成 后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的信函、 工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等， 这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数 据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储 的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务 帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。 三、邮件合并的三个基本过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件 合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。 (一)建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使 用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方 面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 (二)准备好数据源 WORD邮件合并功能--第1页 WORD邮件合并功能--第2页 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、 Excel、Access或Outlook 中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经 理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿 过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access 都可以，实际工作 时，常常使用Excel制作。 (三)把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决 定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 四、实例详细剖析 明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务： 如何根据已有的 Excel客户资料表快速批量书写信函？ 如何根据已有的 Excel客户资料表快速批量制作信封？ 如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条？ 关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件，利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具 体开始之前请先下载案例文件。 第一和第二个任务中我们提供的