公司本部公务活动管理办法.docx

1 - 公司本部公务活动管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司（以下简称公司）本部各类公务活动管理流程，加强计划、过程和记录管理，保证质量、提高效率，制定本办法。 第二条 本制度适用于公司本部。本部组织的会议在会议管理办法中另行规定。所属单位参照本办法结合实际制定公务管理相关制度。 第三条 公务活动相关的文件和记录按统一规则进行编码。 第二章 分类与分级 第四条 公司公务活动主要包括本部公务、外部公务和检查调研三类。 （一）本部公务是指公司本部组织进行的各类仪式、会见、招待等公务活动。 （二）外部公务是指由外部机构组织，公司参加的各类仪式、会见、会议、论坛等公务活动。 （三）检查调研是指公司组织进行的专项检查调研，既包括对系统内单位的检查调研，也包括与系统外机构进行的各类交流、学习和考察调研等公务活动。 第五条 公司本部公务活动按照参加范围的不同分为四级。 （一）一级公务为公司主要领导主持或出席的公务活动； （二）二级公务为公司其他领导，总监、副总监，首席专家、副总师主持或出席的公务活动； （三）三级公务为公司董事会秘书、纪委副书记、工会副主席、总协调人及本部部门代表本部主持或组织，涉及相关部门和所属各单位参加的公务活动； （四）四级公务为部门内部的公务活动。 第三章 职责分工 第六条 办公室为本部公务活动管理归口部门，负责公务策划方案和公务通知的审核发布，协调活动服务和保障工作。 第七条 公务管理实行主办部门负责制，主办部门负责公务活动的策划、组织和实施，并协调落实各项准备工作，主要包括策划方案、公务通知、文件材料等。 （一）一级公务（涉及本部外事以及境外和港澳台地区的公务活动、涉及外部董事的公务活动除外）主办部门为办公室，二级、三级和四级公务主办部门为责任归口部门。 （二）涉及外事以及境外和港澳台地区的公务活动由战略部（国际项目筹建处）商办公室外事管理专业根据需要办理。 （三）涉及外部董事的公务活动由资本部归口管理。 第四章 活动组织 第八条 一、二级公务和检查调研需主办部门制定策划方案，策划方案内容主要包括名称、背景、时间、地点、参加人员、议程，以及材料清单、工作任务分解等主要内容（附件1）。审批流程主要包括拟稿、部门审定、办公室审核、公司领导审批等环节。 三、四级公务原则上无需制定策划方案。 外部公务要及时向主办方索要策划方案、通知等材料，并报相关参加人员知会。 第九条 公务活动通知由主办部门起草，通过办公系统发布。本部公务需发布公务活动通知，作为公司本部日常管理的依据。在本部进行的公务活动应至少提前3个工作日发布通知，在本部外进行的公务活动应至少提前5个工作日发布通知，公务活动通知内容主要包括名称、时间、地点、参加人员、议程、说明和以及相关附件等（附件2）。审批流程主要包括拟稿、部门审定、办公室审核、公司领导审批等环节。 第十条 一级公务活动文件材料由办公室协调落实、收集和汇总，各相关责任部门负责本部门有关材料的起草。需要参加领导、部门或单位提前阅研的材料应至少提前1个工作日将材料发送至相关人员。二级及以下公务文件材料由主办部门负责落实、收集和汇总，各相关责任部门负责本部门有关材料的起草。 公司主要领导的讲话稿由相关责任部门负责收集、整理基础材料，办公室汇总成稿。公司分管领导的讲话稿由主办部门负责起草。 涉及企业商密的材料按照公司保密管理规定流转办理。 第十一条 在本部进行的公务活动服务工作由主办部门牵头负责，行政服务中心协助提供后勤保障。 第五章 公务过程记录 第十二条 公务活动过程记录主要包括公务备忘录和专项检查调研报告（附件3）。本部公务和外部公务须起草公务备忘录；专项检查调研须起草调研报告。 公务活动的记录工作由主办部门负责，根据实际情况或主持人要求起草。过程记录原则在公务活动结束后3个工作日内完成起草、审批和发布。 第十三条 公务过程记录的审批流程主要包括拟稿、部门审批、相关部门会签、公司领导审批、分发等环节。 一级公务过程记录报公司主要领导审批，抄送公司其他领导，总监、副总监，首席专家，副总师，相关部门和单位。 二级公务过程记录报分管领导审批（特别重要的报主要领导审批，具体商办公室界定），抄送公司其他领导，总监、副总监，首席专家，副总师，相关部门和单位。 三级、四级公务过程记录由主办部门根据需要编写审批。 第六章 议定事项落实 第十四条 主办部门负责对各项公务活动中议定的事项和部署的任务进行传达和督办。一级公务议定事项由办公室根据实际情况纳入督办系统跟踪。 第十五条 本部各部门要及时贯彻落实有关精神，坚决执行各项决策部署，认真落实议定事项，按期保质完成任务。 第七章 业务招待管理 第十六条 业务招待主要分为商务、外事、其他公务接待活动。业务招待活动各项标