《贝佐斯如何开会》第三章-上.pdfVIP

第三章 亚马逊的决策会 引言： 在高效、不出错的前提下做出决定 所谓决策会议，就是要由决策者针对提案，做出确认、通过，或 要求再次提报的决定。通俗一点来说，就是要做出决定的会议场合。 这种场合可以是：决定某个项 目开始或终止、人事聘用决定、设备投 资决定，等等。 作为提案人，必须收集好相关信息，为说明提案做好准备，以帮 助决策者在有限的时间内对提案做出明确的判断。 决策会议最需要避免陷入无法决定的局面。如果会议在无法做出 决策的状态下无疾而终，那产出成果就是零。这不仅会影响业务推进 的速度感，也会给与会者留下挫败感。 当然，无法当场得出结论的情况是不可能完全避免的，但大多是 因为开会的方法有问题。如何才能不做无用功、高效地产生高质量的 决策呢？本章将介绍一些适用于决策会议的原则和方法。 1 项目主管就是会 的负责人 要让会 的负责人主持会 进程 一次会议的组织者就是该会议的负责人。可以说决策会议的成功 与否就取决于这位负责人。 在很多公司，会议的负责人往往并不是会议的主持人。 “部长， 我们差不多可以进入下一个议题了吧？”——通常会议主持人都会先 向会议的负责人请示一番。 但是在亚马逊，项目主管或掌握项目进度的人就是会 的负责 人，他要引导和推动会 的进程。这是高效地做出高质量决策的必需 条件。 如果会议的负责人和主持人不是同一个人，那么主持人就要不断 向负责人请示。这样一来，既要顾及负责人的意向又要推进会议进 程，主持人可能会在某些论点上做出妥协，也可能会被音量较大的人 牵着鼻子走。决策会议中，会议进程是否顺利固然重要，但会议成败 的关键，说到底还是要看成果如何。如果没有成果，那会议就是失败 的。 项 目主管作为要对项 目结果负责的人，必须指明决策会议的方 向，并引导大家进行讨论。既要为会议提供明确的方向性，也要把 自 己对项目的热情传达给与会的人。 会 负责人的角色 会议负责人的角色非常重要：不仅要负责召集会议，履行主持人 的职责，推动会议进程，还要撰写和发布会议纪要 （实际操作中，也 可以交给别人来完成）。总而言之， “负责人”这个称呼就意味着， 要对会议负责到底。 会议负责人还有一项重要任务——将会议上约定好的事项明确 化，并确保彻底落实。为了防止 “说过就算做过”的情况，必须进行 适当的跟进，确保决策转化为成果。有关这一点，我会在第五章中再 做介绍。 下面，我会顺着会议流程，逐一讲解召开决策会议时负责人应注 意的事项。 2 用 “3个W”让与会者对会 目标达成共识 会 前后要产生变化 如果在会议结束的时候，与会者所掌握的信息与会前相比并没有 什么变化，那这次会议的产出成果就是零。如果一次会议不能带来任 何改变，那就毫无意义。 理想的决策会议应当让大家为了明确的目的展开适当讨论，决定 下一步该如何进行，让大家带着对后续行动的共识走出会议室。就算 最后的讨论结果与会前预想的不同，只要所有人能对结果达成共识， 会议就算是有成果的。 开会要耗费大量的资源，包括时间和劳动力。所以既然开了，就 一定要在限定的时间内拿出成果才行。 要对目标达成共识 为了保证会议能做出正确的决策，会议负责人必须做好事前的准 备。在召集会议的同时，会议负责人就必须向与会者明确会议召开的 目的，让大家清楚地知道会议需要取得什么样的成果。 为此，可以用“3个W”有效地设定会议目标，即： ·任务（what） ·人员（who） ·时间节点（when） 会议负责人要在召集会议和会议开始时让所有人明确 目标，这是 避免决策会议无疾而终的第一步。 3 会 从 “沉默”开始 用15分钟进行默读 在亚马逊的决策会议上，在主持人明确会议 目标、说明议题的先 后顺序、确保与会者都拿到资料后，还有一个特殊的“仪式”。 大多数公司都会让发起提案的员工先陈述提案的梗概，但亚马逊 的做法截然不同——会议一开始，大家各 自低头默读手边的会议资 料。就算事先已经通过电邮将资料发送给与会者了，会上也会留出一 定的阅读时间。“1页纸”的阅读时限是5分钟，“6页纸”是15分钟。 浏览资料期间一定要保持会场安静，不接受任何提问。 高质量的会 资料和默读时间有助于避免无谓的提 问 在会议开始前设置默读时间是有道理的。 如果会议一开始，就让准备资料的同事对 内容梗概进行 口头说 明，那很