公文管理规定及常用文体.docx

企业公文管理制度及常用文体写作规范 一、总则 1、目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本制度。 2、定义： 1）公文是指公司、部门正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。 2）其他常用文体如：申请、总结、计划等属综述材料，不在公文的范畴之内。 3、管理部门：办公室负责公司公文的管理。 4、适用范围：本规定适用于全公司。 二、公文种类 1、公司的公文按用途划分为十类： 1）令：适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。 2）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项。 3）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要求下级单位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。 4）通报：适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。 5）批复：适用于答复下级单位请示事项。 6）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。 7）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 8）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 9）会议纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项。 10）函：适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。 2、公文按层级划分为二层： 1）公司级公文：公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发。 2）部门级公文：部门级公文是指各部门业务范畴的公文，由办公室主任或独立部门经理签发。 三、公文格式 1、发文单位标识:发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。 1）紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。 2）发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。 3）发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。 4）公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 5）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。 6）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 7）上行文需有签发人。签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准。 8）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 9）公文应当标注主题词。 10）抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 11）文字从左至右横排书写。 2、字型、字体与间距标准 1）大标题：二号小标宋字体 2）主送机关：三号仿宋顶格冒号用全角 3）文档号：宋体四号 4）正文：三号、四号、小四号仿宋（红头文件需三号字） 5）成文日期：三号仿宋右空四个字的距离 6）主题词：主题词三号黑体主题词目三号小标宋 7）抄送：宋体小四号三号仿宋 8）页码：宋体五号居中 9）行间距：单倍行距 10）字间距：标准 3、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx297mm），左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。 4、落款形式 发文单位空二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶划线作签字位置，发文单位名称与签发人职务、姓名之间相互对称。签发人职务、姓名下空一行标注发文年、月、日。 5、公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。 1）主题词 为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两部分组成。 一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格。 标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引， 再对第二个主题内容进行标引。 2）抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条位于页面上的最后一行。 四、公文行文规则 1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 1）属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般不得越级请示和报告。 2）属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属部门、分支机构（办事处）负责人签批或授权不得向外单位发文。 2、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。 3、草拟公文应注意以下事项： 1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。 2）情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，