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合作办会流程及注意事项--第1页 对外合作办会运作机制 一、流程图示 协商拟定会议主题 确定参会人员 拟定会议流程安排 确定会议规模 拟定物料清单 确定会议时间、地点 拟定岗位职责 再次确定参会领导嘉 宾 提前汇总主持词、发 召开会务培训会 明确主办方、协办 方、承办方等各方职 言稿等材料 责 撰写新闻通稿并联系 媒体记者 安排会议食宿、交通 会议当天人员物料 举行会议 等 提前进场准备 会场布置及设备调试 工作总结 媒体宣传跟进及效 资料归档 果评估 二、步骤解析 （一）会议议题 会议议题由主办方与协办方于会议正式举行前共同商 定，一经确认且相关资料交付印制后，如无必要不得随意更 改。 合作办会流程及注意事项--第1页 合作办会流程及注意事项--第2页 （二）确定参会人员、会议规模、会议时间、地点 参会人员包括主办、协办方，支持单位可能邀请的领导、 嘉宾，如为培训会还包括参训人员的来源、数量，参与宣传 报道的媒体，会务工作人员等，并根据出席领导、嘉宾级别 和参会人员总人数，确定会议的档次、规模，作为会议时间、 地点的选择依据。一般情况下，会议时间、地点由主办方根 据参会人员实际情况来安排，如有必要，由主办方设计多套 备选方案，再与协办方商议后共同决定。 （三）拟定会议流程安排、物料清单、会务工作岗位职 责 一般情况下，由主办方依据上述（一） （二）条内容， 拟定会议流程，并根据流程需要拟定物料清单，及会务工作 涉及岗位数量和每个岗位的人员需求、具体职责。流程拟定 后，可视协办方要求共同商议，作出适当调整。如遇双方在 出席领导、嘉宾名单，发言顺序，主持人等关键环节上有变 化，必须及时沟通反馈，务必确保各方所知流程保持一致。 会议正式举行前一天最终确认流程，并交付印制会议议程 单，如在此后出现变动，原则上不再在议程单上做出修改。 （四）明确主办方、协办方、承办方等各方职责 物料清单和会务工作岗位职责确定后，主办、协办、承 办各方根据自身实际情况认领物料筹备和人员安排任务。一 般情况下，物料及人员由主办方统一安排，如需额外支援， 合作办会流程及注意事项--第2页 合作办会流程及注意事项--第3页 则由协办、承办等单位明确联络责任人，与主办方联络责任 人对接，由主办方统一验收物料筹备情况和人员岗位分配， 协调配合完成任务。 （五）召开会务培训会 在会议召开前三到五天，至少组织一次会务工作人员集 中培训会，由主办方