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经济合同管理办法
XX公司
年 月
1.目的
加强对经济合同的事前、事中、事后的全面监督控制,充分发挥各职能部门的制衡作用,以保证公司和股东的利益。
2.适用范畴
凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。
凡是必须进行招标的经济合同,严格依照《招标管理办法》挑选合同单位,但合同的签订、实行、变更、归档等依照本办法实行。
3.定义
合同管理:包括资信调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同实行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全进程的管理。
经济合同:包括前期、开发类合同、建设工程合同、管理咨询及其他合同。
前期、开发类合同:包括房地产开发与招商合作、征地、土地出让、拆迁拆除合同等。
建设工程合同:包括工程勘察、设计、施工、材料设备采购、市政供排合同等。
管理咨询及其他合同:包括策划、广告、评估、测量、咨询、法律、融资、租赁、物业管理、商品房销售合同等。
4.相干文件
《公司招标管理办法》
《公司材料设备采购管理办法》
《公司档案管理办法》
公司的相干财务管理制度
5.实行原则
a.职能部门负责基础性的工作,主管领导负责决策;
b.必须提高运行效率,在规定的时间内必须有反馈;
c.合同中应贯彻和坚持公司统一的付款和质量方面的原则。
6.职责
6.1各类经济合同的管理由相应的业务部门负责,其具体划分见附表一。
6.2主管业务部门的职责
a.负责提出采购的需求计划和预算;
b.负责对合同意向单位进行信誉调查和意向接触;
c.负责组织合同谈判;
d.负责拟订合同文本和上报审批;
e.负责监督合同实行,并记录合同的实行状态;
f.负责合同变更的协商和验证;
g.负责处理违约和纠纷事件,并及时上报;
h.负责对合同单位进行考核评判。
6.3财务部的主要职责:
a.负责公司合同印花税的完税工作;
b.合同签订前审定合同付款条款;
c.进行合同收付款的审核、办理收付款工作。
6.4办公室的主要职责:
a.负责制定和完善合同管理的管理制度。
b.负责审查合同的审批流程,进行印章管理;
c.负责合同的归档、保管工作。
6.5计划预算部的主要职责:
a.参与本公司工程建设中所产生的托付调研、建设用地、计划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判;
b.提供相干的合同标准文本,并参与制定相干条款;
c.负责建设工程合同或协议所产生工作量的审核。
6.6主管副总的职责:
a.负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批;
b.负责对合同单位的挑选提出审批意见;
c.负责对合同文本进行审批;
d.监督和质询合同单位的履约情形;
e.负责和谐合同的违约及纠纷处理。
6.7合同审查小组的职责:
a.对合同文本进行集体讨论和把关;
7合同管理程序
7.1合同的计划和准备
7.1.1业务部门提出采购需求及预算计划,以书面情势上报主管领导审批,主管领导应在5天内出具审批意见,下达给业务部门实行。
7.1.2主管领导必须明确合同的原则和底线,由业务部门在具体操作中去实行和体现。
7.2信誉调查
7.2.1信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查,为合同的签署、实行提供根据。
7.2.2信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成,主要以业务承办人来实行,法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题必须由相干部门参与。
7.2.3资格的合法性主要是指对方是否经过工商登记、是否具有法人资格、经营范畴中是否包括交易的内容,并获得对方的营业执照复印件。
7.2.4资信主要是指对方财务状态、注册资金情形,并获得对方的资信证明、银行存款余额情形等。合同谈判前和谈判进程中,应注意调查对方的资信情形,可要求对方提供有关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。
7.2.5在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后,必须对其履约能力进行调查,了解其以前的履约历史、市场反应、第三人的看法等,以获得更多的市场资料。
7.2.6必要的时候,组织对对方的公司或项目进行考察。
7.2.7在对交易对方进行调查之后,业务部门负责填写《资信调查表》(参见附件4)并附上相应的资质证明文件。
7.2.8主管领导根据《资信调查表》肯定合同入围单位,以进行进一步的接触和谈判,合同入围单位一经肯定,任何人不得以任何理由提出新的合同候选单位。
7.3意向接触
7.3.1业务部门与指定的入围单位进行接触和初步谈判,了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。
7.3.2业务部门负责编写《意向接触报告》,书面汇报与各家合同意向单位的谈判情形,并做出对照分析和初步建议。
7.4挑选合同谈判单位
7.4.1业务部门填写《合同单位挑选审批表》,和《意向接触报告》附在一起,上报主管副总。
7.4.2主管副总如果认为还有要核实的情形和未明确事宜,责成业务部门进行进一步的了解
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