DB3401_T 270-2022 药品销售退货服务规范.docxVIP

DB?3401/T?270—2022 药品销售退货服务规范 1?范围 本文件界定了药品销售退货服务的基本要求，并规定了药品销售退货的类型、服务要求以及服务评 价与改进等内容。 本文件适用于药品批发销售退货服务活动。 2?规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T?18354?物流术语 GB/T?28842?药品冷链物流运作规范 GB/T?30335?药品物流服务规范 3?术语和定义 GB/T?18354、GB/T?28842、GB/T?30335界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 药品销售退货?drug?sales?return 依托相应的物流设施设备、技术和物流管理信息系统，完成对药品批发销售退货的申请、审核、取 货、运输、收货与验收等基本功能的组织与管理。 4?基本要求 4.1?人员要求 4.1.1?受理、审核、取货、收货、验收等服务人员的规定和要求见《药品经营质量管理规范》。 4.1.2?应根据经营范围和规模配备相应数量和岗位人员。 4.1.3?应参加岗位培训并通过考核后方可上岗，从事直接接触药品人员还应参加岗前和年度健康检查， 并建立健康档案。 4.1.4?应具有良好的职业道德和服务意识，统一着装或佩戴工牌，接待客户应态度诚恳、微笑服务， 倾听客户退货相关需求与意见，给予客户最优解决方案。 4.2?信息系统要求 1 DB?3401/T?270—2022 4.2.1?应建立与经营范围和经营规模相适应的物流管理信息系统，能够实时监控并记录药品销售退货 等经营环节和质量管理全过程，并符合药品追溯的实施条件。 4.2.2?应配备支持系统正常运行的服务器和终端机。 4.2.3?应有安全稳定的网络环境、固定接入互联网的方式和安全可靠的信息平台，可实现部门之间、 岗位之间信息传输和数据共享的局域网。 4.2.4?系统运行中的数据应当采用安全、可靠的方式储存并按日备份，备份数据应当存放在安全场所。 4.3?场所要求 4.3.1?应悬挂服务投诉监督电话和服务标识。 4.3.2?应配备符合要求的消防设施和安全通道。 4.3.3?应全面禁止吸烟，并张贴醒目的禁烟标识。 4.3.4?应设置退货、验收、不合格药品专用场所。 4.3.5?应按质量状态实行色标管理：合格药品为绿色，不合格药品为红色，退货等待确定药品为黄色。 5?退货类型 5.1?售后退货 客户签收药品后，由于药品滞销、近效期、落标等原因而形成的退货。 5.2?拒收退货 客户签收药品时，由于药品价格、规格等原因拒收而形成的退货。 6?服务要求 6.1?流程 药品销售退货流程参见附录A。 6.2?申请与受理 6.2.1?客户应通过服务窗口、网上服务平台、电话等方式提出退货申请。 6.2.2?应实行首问负责制和一次性告知制，并向客户展示服务范围、服务时间等服务信息。 6.2.3?受理人员应根据客户提出的售后退货申请，确认为本企业销售的药品后，说明退货流程及费用 结算方式，1?个工作日内完成受理。必要时，应与药品上市许可持有人沟通确认药品销售退货涉及的相 关费用。 6.2.4?受理人员应根据客户拒收意见，提示客户在送货回执单上明确拒收原因、数量并签字确认，并 将退货药品原车带回。 6.3?审核 6.3.1?应对申请销售退货药品的品名、规格、批号、数量等内容与原销售记录进行核实。 6.3.2?普通药品和冷链药品退货应由一名人员审核，特殊管理药品退货应由两名人员审核；销售时间 超过三个月的药品退货应由两名人员审核；拒收退货应由一名人员审核。 2 DB?3401/T?270—2022 6.3.3?售后退货审核结束后，应与客户实时沟通，提示客户做好退货药品、单据等准备工作。 6.4?取货 6.4.1?取货人员应携带销售退货单据选择适宜的运输工具前往销售退货单据上所载明的地址进行取货。 6.4.2?销售退货申请审核完成后，市内客户取货时限应为?1～3?个工作日，市外客户取货时限应为?2～5 个工作日。 6.4.3?取货人员或委托第三方机构到达客户地址后应与客户进行退货药品及销售退货单据的交接，配 合客户完成退货药品的搬运。 6.4.4?取货人员应对退货药品包装材料造成客户场所的污染进行整理、清扫。 6.5?运输 6.5.1?运输工具应保持密闭。 6.5.2?冷链药品应使用符合温度控制要求的冷藏车、保温箱或冷藏箱运输。 6.5.3?特殊管理药品应使用双锁管理的封闭式车辆。 6.5.4?药品搬运、装卸应轻拿轻放，按照外包装标识的要求装卸、堆码，并采取有效的防护措施。 6.6?收货与验收 6.6.1?应根据销售退货单据在物