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* * * * 4、各机构的档案资料自行保管，不予移交集团。（但需要报所有归档文件的目录发给集团备案。） * * * * * 在声像档案的收集中，“内容说明”很重要，它需要声像资料的移交者写明：时间、地点、事由、人物、背景、拍摄者，播放时长等信息。（展示光碟说明） * * * * * * * * 1、（文书档案的分类方法很多：如年度—机构分类法；年度—问题分类法；机构—年度分类法；问题—年度分类法；年度—机构—保管期限分类法；保管期限—年度—机构分类法；机构—年度—保管期限分类法 等等。咱们集团统一采用“年度—保管期限—机构（问题）”的复式分类法。以保持咱们集团内部分类方法的一致性，为以后档案资源联机共享奠定基础。） 2、（文书档案统一以“件”为单位进行整理，一件是指内容上具有整体性，实体上装订在一起，编目时体现为一个条目的材料组合。具体表现形式为：单份文件；正本与定稿合为一件；正文与附件合为一件。文件处理件与正文合为一件。原件与复制件合为一件。转发文与被转发文合为一件。各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件。会议纪录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）。编辑成册的会议材料为一件。 * 3、分类方案的确定（咱们集团的分类方案统一使用“年度—保管期限—机构（问题）”的复式分类法： * 6、按件确定整理单位（1）文书档案“件”的确定原则 （2）、有关“件”的说明 （3）、破损文件的修裱（4）、字迹模糊或易褪色文件的复制 （5）、超大纸张的折叠 （6）、小张纸的处理（7）、去除易锈蚀的金属物（8）、“一件”文件的排序（9）、文件装订的方法（10）、包角的方法（11）、文件装订要求（12）、在完成“件”的装订之后，须清点“件”的页数，用铅笔写在最后一页右下角。 7、对每件档案编号、加盖归档章，填写备考表，并装盒；（1）、加盖归档章的位置 （2）、归档章内容的填写 （3）、文件件号的编制（4）、装盒及要求 （5）、填写、放入备考表 8、对装盒的档案依次进行归档文件目录的计算机输入；（1）、归档文件目录的填写要求（2）、归档文件目录的具体填写（3）、归档文件目录册的装订 * 9、填写档案盒内容 10、档案的排架 （1）、归档文件装盒后，上架排列应与归档文件分类方案一致。 （2）、档案盒统一竖放，盒脊朝外。 （3）、特制装具，应放在同一排的最后，若有标签的，标签朝外。 * * * * 目 录 CONTENTS 档案管理基础知识 第三 档案借阅与利用 电话催促三次后仍未归还或未办理续借手续者,上报人力资源部做出相关处罚  （详见档案资料借阅流程图） 档案借阅与利用 应填写《档案借阅利用申请单》 领导审签同意 办理借阅手续 办理归还手续 ●集团各部门、各机构借阅档案资料，应填写《档案借阅利用申请单》，经主管领导签字后方可借阅。 ●查阅集团会计档案须持有财务部负责人签字，并由财会部相关人员调阅，方可利用。 ●跨机构借阅审批：申请人-部门负责人-各机构负责人-集团总裁助理。 ●借阅者对所借档案文件应按期归还，属于一般性文件，不得超过一周；有特殊需要可以约定借还时间；所有档案借用到期应主动归还。如工作需要到期后需继续使用的，应办理续借手续。 ●归还档案时，档案管理人员必须逐一核对归还档案数量、有无缺损情况等档案基本情况，以保证档案安全。经清点无误后，方可注销借阅手续。 第五十二页，共六十三页。 目 录 CONTENTS 第三 档案借阅与利用 ●借阅者对所借档案文件应注意保密，不得私自转借他人使用，不得对档案进行拆卷、不得将档案文件携带到公共场所及家中，遇有重大节日或出差、休假之前，应将手中档案文件全部移交。 ●对损毁或丢失档案文件者，档案管理部门应及时上报机构第一负责人，由其对事件当事人做出相关处罚。 第五十三页，共六十三页。 目 录 CONTENTS 目录 档案管理基础知识 第四 档案保密工作 ●档案资料的管理人员、借阅利用人员都应对档案资料的内容负有保密的责任和义务，需做到档案中机密的内容不该说的绝对不说，不该看的绝对不看，不该记录的绝对不记录，做到知而不言，不知不问，不准携带档案外出。 第五十四页，共六十三页。 目 录 CONTENTS 目录 公司秘密的密级划分 商密AAA 商密AA 商密A 一般的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受一定影响。 是重要的公司秘密，泄露会使公司权益遭受重大影响。 是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受特别重大影响。 第四 档案保密工作 第五十五页，共六十三页。 CONTENTS 添加标题 添加标题 1、秘密事项的定密工作由拟稿部门（机构）负责。拟定文件、资料的人员拟定密级及其保密期限，经本部门（机构）负责人审核后，报主管领导审核