采购与应付子系统.ppt

请购单 采购订单 收货报告 发票 恢复文档 采购数据库 准备凭单 凭单处理 凭单支票 凭单 日记账凭单 总账 现金支出 在到期日 凭单登 记簿 应付账款 第三十页，共五十六页。 （二）现金支出（货款支付） 现金支出部门从应付账款部门取得有关的支票和凭单，在对支票和凭单进行必要的检查后，在支票上签字盖章，将相关凭单注销并按号码整理归档。 第三十一页，共五十六页。 凭单支票 凭单 在支票上签字 凭单支票 凭单 支票签字 后取消凭单 过账 支票登记簿 凭单支票 控制汇总 总账 直接付款 应付账款 货款支付 第三十二页，共五十六页。 （三）总分类账 总分类账部门从应付账款部门接到日记账凭证，从现金支出部门接到控制总额。将两个金额比较核对，确定一致后记入总分类账。 第三十三页，共五十六页。 控制汇总 日记账凭证 出纳 应付账款 比较过账 总账处理 控制汇总 日记账凭证 总账 总账登记 第三十四页，共五十六页。 第三十五页，共五十六页。 四、采购与应付子系统的数据文件 （一）基础数据文件 供应商档案文件、部门档案文件、结算方式文件、付款条件文件、存货档案文件等 （二）业务数据文件 1、采购订单文件 2、入库单文件 3、采购发票文件 4、付款单文件 5、应付账款文件 第三十六页，共五十六页。 第三节 采购与应付子系统数据代码 及其主要功能模块 一、数据代码设计 采购与应付子系统的数据代码有存货代码、存货类别代码、仓库代码、部门代码、供应商代码等。 采购及存货子系统中有关采购、应付账款的所有数据处理都是围绕供应商这个中心环节而设计的。必须为每一个供应商进行编码。供应商代码一般也采用群码方式进行设计，以便根据采购管理、往来账管理和提供各种采购信息的需要进行分类、汇总。 供应商编码一般应包括供应商所属国家、地区以及供应商单位性质等信息。 第三十七页，共五十六页。 ×× ×××× ×××× 供应商序号 城市或地区区号 区域编码 用10位代码表示供应商代码的编码规则 第三十八页，共五十六页。 二、系统主要功能模块 系统主要功能模块应包括： ◆初始化模块 ◆业务单据输入 ◆业务处理 ◆账表输出 ◆自动转账 ◆系统维护 第三十九页，共五十六页。 第四十页，共五十六页。 第四章 采购与应付子系统 本章从采购与应付账款循环的业务流程与数据流程入手，阐述该系统内部结构、数据输入、处理和输出等日常业务处理，以及该系统的其他与管理有关的模块功能。 第一页，共五十六页。 学习目的 描述采购业务流程 说明采购业务中采用的控制措施 掌握系统初始化的流程 了解采购子系统内部单据业务的关系及与总账的联系 掌握采购子系统日常业务操作的流程 第二页，共五十六页。 参考教材及资料 《会计信息系统》薛祖云主编，厦门大学出版社，2006年7月 《电算化会计信息系统》胡仁昱、嵇俊康、郭宗文编著，清华大学出版社，2004年1月 《会计信息系统》 [美]George H. Bodnar著，清华大学出版社，2006年4月 《金喋K/3标准财务培训教材》 金喋公司有限公司编，2007年1月 《会计管理信息系统》杨周南主编，首都经济贸易大学出版社，2004年1月 第三页，共五十六页。 第四页，共五十六页。 第一节 采购与应付子系统概述 一、采购管理 采购管理的目的： ☆减少资金的占用 ☆减少经营的风险和存储的成本，把库存减少到最低可接受程度 采购管理的内容： ★实际采购量的控制 ★采购成本的控制 ★货款结算的控制 第五页，共五十六页。 二、采购与应付子系统的特点和目标 （一）特点 1、数据处理量大 2、数据变化频繁 3、核算方法较复杂 4、与存货子系统和账务处理子系统存在频繁的数据传递关系 （二）目标 1、采购核算与管理 2、应付账款的核算与管理 3、提供各种管理信息 第六页，共五十六页。 第二节 采购与应付子系统流程分析 一、采购业务流程 采购是指选择货源、发出订单、取得货物或者获得服务的业务过程。其一般步骤如下： ※决定需求 ※