公司档案管理制度.docx

15 - PAGE 公司档案管理制度 第一章 总 则 第一条 规范公司档案工作，加强档案业务建设,不断提高档案管理水平,更好地贯彻党和国家档案法规和方针政策以及上级要求，更好地为铁路建设、运输生产、经营管理服务。 第二条 公司档案是指公司在生产经营和管理等活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案和实物档案等等。 第三条 本制度适用于公司及所属各部门。 第二章 管理机制和要求 第四条 公司办公室归口管理公司档案工作，对公司及所属各部门档案工作实行统筹规划、组织协调和监督指导。主要职责如下： 一、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规以及上级规章制度，建立健全公司档案工作的各项管理制度，并对执行情况实施监督和检查。 二、编制公司档案工作发展规划和工作计划，统一部署、组织实施。 三、对公司所属各部门档案管理工作进行监督、检查和业务指导。 四、负责公司档案统计报表的编制、档案统计年报的汇总上报工作。 五、负责公司档案信息的开发和利用工作。 六、负责组织协调并指导各部门档案科研、档案保护、档案宣传及档案干部的教育培训工作。 七、负责公司的档案管理和档案信息化建设工作，对各部门文件材料的形成、收集、整理和归档工作进行监督、检查和指导，为公司各项业务提供档案利用服务。 八、负责制定文件材料保管期限及到期档案的鉴定。 第五条 公司要有一名领导分管档案工作，并将档案工作列入领导工作责任制，定期听取档案工作汇报，及时了解掌握情况，解决问题。 第六条 各级档案管理部门必须依据《档案法》的规定，坚持“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，把档案工作纳入本单位的发展规划和年度计划，为档案工作发展创造良好条件。 一、“三纳入”：将档案工作纳入本单位工作计划和发展规划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。 二、“四参加”：档案人员参加生产、项目招投标等重要会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加合同会签与工程项目付款会签；参加重要仪器、设备的开箱验收。 三、“四同步”：下达工程计划任务与提出技术文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收项目工程、鉴定科研成果与验收档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。 第七条 各级领导要重视、支持档案管理工作。公司及所属部门应根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁布的档案馆人员编制标准和上级有关规定，配备适应档案工作需要的专职和兼职档案人员，保证档案人员的待遇、保持档案机构和工作人员的相对稳定。并将档案工作经费列入本单位的财务预算，按着有关规定的要求每年按比例安排一定数额的经费，保证档案工作的正常开展和现代化建设需要。 第八条 归档工作要纳入各部门的业绩考核。归档材料的完整与准确由文件形成单位或部门负责,由档案部门负责考核。重要设备购置时，必须有档案工作人员会同专业人员对文件材料进行验收，没有档案部门验收签字，财务部门拒付设备款。项目的验收与鉴定，必须由档案部门对文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，凡文件材料未归档或归档不完整的视同未完成项目，没有档案人员的认可签字，不能进行项目的验收、鉴定和结算。各部门员工调离原工作岗位，必须要由档案部门出具无拖欠资料证明，人事部门方可办理相关手续。 第九条 各级档案人员应具备规定的专业技术职称和工作能力，政治上可靠，业务上合格。 第十条 公司及所属部门档案工作必须严格遵守国家和公司有关保密的规定，加强对各个环节的管理，严防泄密事故的发生。 第三章 归档时间及要求 第十一条 归档时间、要求 一、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在文书部门整理后的第二年5月前向档案部门移交归档。招投标、合同材料，由计划部相关人员整理后于第二年4月前向档案部门移交归档。 二、科技文件材料的归档时间，应按照工作程序，可以分批分期立卷归档，也可以在科技文件材料全部形成以后一次归档。基本建设档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器开箱、安装、调试、验收后及时向档案部门移交归档；铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档。 三、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年后，由会计机构编制移交清册，3月前交档案部门统一保管。 四、声像档案形成部门负责对需要归档的声像材料进行收集、整理、编辑，及时向档案部门移交归档。 五、实物档案一般自形成后的第二年6月底前向档案管理部门移交。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。 六、