科研项目档案管理办法.doc

PAGE PAGE 14 科研项目档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强公司科研项目档案管理工作，规范科研项目文件材料的收集、整理、归档工作，确保科研项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。根据《国防科技工业档案工作管理暂行规定》及上级有关科研项目档案管理的规定、标准，制定本办法。 第二条 本办法适用于以科研计划或合同形式下达的各类科研、咨询等项目的档案管理工作。 第三条 科研项目档案是指在科研、咨询等过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。 第二章 管理职责 第四条 科研项目文件材料归档工作作为科研项目管理重要内容，应做到“三纳入”和“四同步”管理。 第五条 总经理办公室是科研项目档案的归口管理部门，主要职责为： （一）贯彻执行国家有关科研档案工作的法律法规及上级部门的规章、制度，制定公司科研档案管理的规章制度； （二）随时了解、指导有关科研项目人员做好科研文件材料的整理、归档工作； （三）负责科研档案的管理和提供利用。 第六条 总经理办公室科技主管主要职责为： （一）在下达科研计划或合同时，须同时提出科研项目文件材料归档要求； （二）检查科研计划进度时，应同时检查科研项目（过程文件归档情况）文件材料形成情况； （三）验收科研成果时，须同时验收科研项目档案文件材料。 第七条 项目负责人主要职责： （一）按照科研工作程序和归档范围，负责组织科研项目文件材料的形成、积累、整理、归档工作； （二）负责审查科研项目归档的文件材料，确保归档文件材料的完整、准确、真实、系统，并组织归档后补充和鉴定工作； （三）科研项目负责人调动工作时，应做好科研项目文件的清理移交工作。 第三章 形成与整理 第八条 科研项目档案包括研究准备、研究试验、总结验收鉴定、成果申报奖励、推广应用等五个工作阶段所形成的文件材料，主要为： （一）项目建议书、论证报告等相关文件材料; （二）任务书、技术合同、协议书； （三）项目阶段成果报告、国防科技报告、研究报告、试验报告等成果； （四）研究工作总结、技术工作总结等总结报告； （五）财务审计材料（审计报告和主管部门的审计意见）； （六）科研项目验收、评审、鉴定报告； （七）使用、效益证明材料 ； （八）科技成果申报与获奖材料； （九）论文、专著； （十）其它有关材料（会议材料、照片、光盘等） 第九条 科研项目档案以项目为单位进行整理立卷，同一项目文件材料按照科研工作程序进行组卷、排列，保持文件材料之间的有机联系。每个科研项目形成的文件材料视其数量可以组成一卷或若干卷。 第十条 案卷构成应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822），案卷封面、卷内目录、备考表、案卷目录式样（见附件 1）。 第十一条 案卷内文件材料一般按形成时间排列，案卷内密不可分的科研文件材料按以下要求排列：同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。 第十二条 成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、备考表不编号。 第四章 归档要求 第十三条 科研项目档案文件材料一般归档一式一份，包括纸质文件、电子文件。纸质文件材料应是原件，需审批签署的文件签批手续要完备。重要的和经常使用频繁的文件材料要适当增加归档份数。 第十四条 归档的纸质文字材料规格为标准 A4 幅面（297mm×210mm），图纸采用国家标准图幅，纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。计算机出图必须清晰，不得使用复印件。 第十五条 归档电子文件的收集、整理、归档、保管等应按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）执行。电子档案的组织和排序可按纸质档案文件整理要求进行并与纸质档案建立关联。电子文件存储的电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。 第十六条 归档电子文件格式应为通用格式： （一）文本电子文件以 TXT、PDF； （二）图像电子文件以 JPEG、TIFF； （三）视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI； （四）音频电子文件以 WAV、MP3。 第十七条 照片档案要求图像清晰，为分辨率不低于 1024*768像素、专业纸张打印的 7 寸光面照片，并用只读光盘刻录，随照片一同归档。著录内容包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等信息。 第十八条 录像档案要求声像清晰，分辨率不低于 720*480 像素，用只读光盘刻录，并标注项目名称、录制人、审核人及批准人。 第十九条 对几个单位协作完成的研