有效的时间管理(月日).ppt

必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点、和会议的目的 与会者应当明白他们将对会议作出哪些贡献 会前向全体与会者提供书面的背景材料 * 第六十三页，共九十七页。 茶饮 休息室、吸烟处 停车位 资料 * 第六十四页，共九十七页。 会议流程： 1、宣布会议开始 2、讨论会议议题 3、制定解决方案 4、做出会议决策 * 第六十五页，共九十七页。 1. 主持人再次向大家交待会议程序及时间安排 　 让与会者把注意力集中到同一个问题和过程上来 2. 主持人应做到： 　 保持与会者不受攻击并保证每个人都能　　参与 　 保持中立和建立信任 * 第六十六页，共九十七页。 积极参与 外表与讲话 倾听发言 处理问题 做备忘录 出席会议 * 第六十七页，共九十七页。 看会议的结果 看会议的过程 判断会议成功的方法 * 第六十八页，共九十七页。 授权，就是通过赋予某个单位或个人以权限和行为责任，从而把工作转交给他人去做。 组织与授权 * 第六十九页，共九十七页。 授权的风险太大 担心别人比他们做得更好 不愿授权的原因： * 第七十页，共九十七页。 赢得更多的时间，作更重要的事 压力会减小 让专业的人做专业的事，提高工作效率 培养和促进员工的独立性，使他们工作更有目标，可以为成就感到骄傲 工作的透明度经越来越大 授权可以节约成本 授权的好处： * 第七十一页，共九十七页。 挑选合适的人 确定被授权者明白我们对他们的期望是什么 让授权者有想象和创造的空间 鼓励下属迎接挑战 让被授权者在一开始的时候就知道，我们会全程掌握他们的进度 要随时有接受错误的心理准备 按照成果的大小，适度给予奖励 把责任和权力分派给别人 时间管理 培训师：韩萍 授权的原则： * 第七十二页，共九十七页。 改善管理习惯-组织及授权 充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选 * 第七十三页，共九十七页。 改善管理习惯—控制进度 定出完成时间 安排跟进 帕金森定律表明，工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间。 * 第七十四页，共九十七页。 改善管理习惯—自我约束 处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议 * 第七十五页，共九十七页。 有效地打电话 像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间 * 第七十六页，共九十七页。 有效地接听电话 让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话 * 第七十七页，共九十七页。 结束电话 在我走之前，还有什么需要讨论的吗？ 我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？ 进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢 * 第七十八页，共九十七页。 目标不明确 没有进行工作归类的习惯 缺乏做事的轻重缓急 没有时间分配的原则 工作缺乏计划的恶果 * 第三十一页，共九十七页。 如何做计划 定立目标 确定优先处理顺序 * 第三十二页，共九十七页。 定立目标的意义 更有效地实现目标 改进绩效 提高你实现目标的动机 提高你对成就的自豪和满足 提高自信心 消除止步不前和不高兴的想法 更有效地利用时间 * 第三十三页，共九十七页。 具体的（Specific ） 可量化的（Measurable ） 能够实现的（Achievable ） 注重结果的（ Resultoriented ） 时间性（Timely ） 目标设立的原则（SMART） * 第三十四页，共九十七页。 在我45岁之前，我要成为一汽集团的老总 我的伟大目标 * 第三十五页，共九十七页。 中期目标（2-3年） 长期目标（5-10年） 短期目标（0.5-1年） 终极目标 总体目标 近期目标（月、周、日） 分解目标的方法：剥洋葱法 * 第三十六页，共九十七页。 分析自己现在的位置 列出达到目标的障碍和所需要的知识和技能 拟定达到目标的行动计划 分解目标的目的 * 第三十七页，共九十七页。 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否 下面哪些做法是对您的描述： 确定优先处理顺序 * 第三十八页，共九十七页。