制度-合同管理手册.docx

PAGE 1 PAGE 1 第 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 合同签订、审批流程及合同管理手册 目录 一、适用范围 2 二、合同准备阶段 2 三、合同审核阶段 3 四、合同签署阶段 4 五、合同履行 6 六、合同管理 7 七、合同作废 8 八、附则 9 为进一步规范我公司经济合同及合同审批，提高审批工作效率，合理规避法律风险，保障公司合理利益，特制定本管理手册。 一、适用范围 本管理手册适用与公司有关的所有项目合同。 二、合同准备阶段 要求：（1）执行项目合同时，应使用公司已制定的统一模板框架样式，如有更改或其他条款应以补充协议方式呈现。公司已有合同模板详见附件1《 各业务类合同模板》。 业务端必须先行了解公司已有的各类合同模板，在合同签订时依据业务类型自行选择；无法选择时，可以用邮件形式向法务部说明具体项目合作内容，法务部收到后将根据其需求内容向其推荐对应合同模板。 （2）无现存合同模板又需要我方提供的情况下，一般由业务端本着公司最大利益原则，结合实际业务合作模式，先行拟定，之后向法务部发起合同邮件审批流程；特殊情况下，可以用邮件形式让法务部帮忙拟定，邮件正文应该说明具体合作内容，合作模式，以及其他特殊业务需求。 2.1凡支出类合同除特殊情况外均需按公司已有的合同模板签订。业务端根据业务内容选定合同模板，根据谈判内容，按合同批注提示补充相关业务条款。 2.2收入类合同、特殊情况下的支出类合同签订时，业务端无法协商使用公司合同模板的，业务端需先行查阅合同业务条款是否符合谈判内容，并将有关问题在合同中以批注或修订模式进行标识。 2.3业务信息补充填写注意要点： 2.3.1合同主体基本信息应健全。公司：名称、地址、联系人、联系方式； 个人：姓名、身份证号、地址、联系方式。 2.3.2合作内容基本信息应完整无误。包括但不限于：项目具体名称、合作周期、合作费用（应确认是否含税，付款合同中：“10万”的大写必须为“壹拾”，例如“13万”大写为“壹拾叁万元整”）、付款方式、收付款信息、发票、执行地点、质量保证期限（转包合同中，收入类合同质保期必须≦支出类合同质保期）等。 合同审核阶段 3.1将非公司合同模板或有修订的合同通过电子邮件发送至法务部邮箱，同时抄送与该项目相关的业务端领导及负责提交合同审批流程的行政助理。 3.2邮件要求： 3.2.1业务端需先行查阅合同业务条款是否符合谈判内容，并将有关问题在合同中以批注或修订模式进行标识；同时补充空白内容。 3.2.2文档要求，必须为无加密的word中文版本，否则法务部无法审核。 3.2.3邮件正文中必须说明项目问题及审核需求。 3.2.4若涉及到变更合同主体/补充合同内容/解除、终止合同等需要签署主体变更协议/补充协议/解除、终止协议的，邮件提交法务审核时，需一并附上原合同（word文档、扫描件）。 3.3工作日的下午4点前发送至法务邮箱的合同，一般情况于当天进行回复，如合同较为紧急，需在邮件中说明紧急情况，以便优先审核。 3.4对于审核过程中法务提出的风险条款，业务人员应积极与客户方/供应商协商解决，并将协商结果以及对方反馈后的合同版本以邮件形式回复法务同时抄送至各级领导（一般是与该项目相关的业务端领导）。 协商不成的风险条款，需由业务端领导邮件确认风险条款是否可控。在确认风险可控，必须依此版本进行合同签订的情况下，可以直接申请【钉钉合同审批流程】，但需要在流程中将此风险条款备注列出并说明愿意承担相应风险。 四、合同签署阶段 4.1合同签署前业务端必须先行审查合作对象的资格资质。 4.1.1营业执照审查：公司经营期限是否处于有效期内；公司类型、经验范围是否与履行本合同项目相符；公司名称、注册资本、法定代表人是否与合同所载内容一致。（推荐查询网址：国家企业信用信息公示系统/index.html，手机APP—启信宝）。 4.1.2业务范围的审查：对方从事业务是否必须凭许可证经营，例如：从事印刷、出版、增值电信业务经营的，应同时审查其相应的许可证。 4.1.3对方为非企业法人的，应着重审查其签约主体资格。如：社会团体应审查社团法人登记证明（一般应提供加盖公章的登记证明副本复印件）；个人独资企业应提供加盖公章的营业执照副本复印件；个体工商户应提供经经营者签字的营业执照副本复印件及经营者身份证复印件；自然人应提供本人身份证复印件并按手印。 4.2以公司合同模板签订的，如仅对业务信息（项目具体名称、合作周期、执行地点、质量保证期限）进行调整或补充的，业务端需自行确认，并邮件抄送至法务知晓。如对财务信息（合作金额、付款方式、发票等）进行更改的，还需同时抄送财务知晓。之后可以直接提起钉钉合同审批流程。但为了确保审批效率，合同格式必须注意，不能出现以下情况