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档案管理制度 一、目的 为规范和加强公司的档案管理，保证公司档案的平安、完整，更好的 为公司开发、经营管理工作服务，特制定本管理制度。 二、适用范围本制度适用于各公司的档案管理工作。 三、职责及权限.公司总经办负责此档案管理制度的建立、健全、修订工作。 .公司总经办为档案管理部门，负责公司档案的建立、维护及管理 工作。 .各部门、各公司负责所属权限内档案的建立、维护及日常管理工 作。 .公司总经办有权对各部门、各公司的档案管理制度、实施及规范 情况进行检查和催促整改。 四、档案分类 .公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方 面的文件材料；.公司股东会、董事会、监理会形成的文件资料； .公司经营管理方面的文件资料（重要经营会议决议、纪要、公司 程序文件、规章制度、公司规划、各类重要计划总结等）；.财务会计及管理方面的文件资料（此类资料由财务中心专人负责 第11而it 11而 按会计法规定要求保管）; .人事档案、教育培训、企划资料（此类资料由人事中心专人负责 保管）；.公司所有对外签署的各类合同原件； .公司所有证照：包括各公司营业执照、企业代码证、行政经营许 可证、税务登记证等公司经营运转中所需的各类证件及公司的各类荣誉证 书、会员证书等；.工程工程档案（公司对外承接的各类工程工程）； .公司各类重要声像资料：各类照片、扫描件、录音带、光盘、U 盘资料等；.重要的外部信息、情报资料； .固定资产、仪器、设备方面的质保资料、说明；基建工程资料（包 括审批、开发、设计、施工、维修等资料）；.其他具有保存价值的公司资料（具体的业务资料除外）； .以上档案（除4. 4、4. 5外）必须归档公司公司档案室集中管理, 其他资料由部门、各公司进行管理。 五、管理标准.密级标准：公司档案分为绝密、机密、秘密、内部资料四级。 .保管期限标准：分为永久（10年以上）、长期（5-10年）、短期 （3-5年）三种。 3.档案类别与管理标准对应关系 类别 密级标准 期限标准 1内容中的公司设立、变 更的申请、审批、登记以及 终止、解散后清算资料； 内容中的股东会、董事 会、监理会决议。 内容中的财务会计凭 证、会计报表、融资资料； 内容中的人事档案（合 同、人事信息、、薪资信息、） 内容中的各公司营业执 照、企业代码证、行政经营 许可证、税务登记证。 内容中的工程工程档案 内容中各类合同。 1-4. 13中的其他内容六、程序 .档案建立 .公司设立专门的档案室，隶属公司总经办，配备档案管理专员负 责公司日常的档案管理工作。 .各公司各部门形成的属于建立档案范围内的重要资料均由本部 门、公司的兼职档案管理员负责立卷和归档，进行日常管理。在经营活动 中的行政发文、法律文件、合同、协议、及各类证照、公司重大活动的影 像资料等，经办人都应在第一时间归档。 .送入归档的各类文件、资料，档案管理员必须在归档资料交接记 录册中即时进行登记，注明归流水号、档资料名称、份数、应保管的期限、 密级、归档部门、归档人及归档日期，并进行清理、核对，无误后由归档 人签名认可。 .归档资料应及时按不同卷宗进行分类、编目、编号并用电脑编制 建档电子清册,，便于档案的保管和借阅，其中归档资料交接记录册中的 流水号必须和电脑建档清册中的流水号应一致，便于档案管理员快速通过 流水号查找档案号，实现快速的查询功能。 .档案分类原那么主要按照公司先分大类，按英文字母排序（公司序 号为A,无法确定公司的为其他类，序号为Z）,其次按照公司建档范围内 容确定小类，按罗马数字排序（未明示的为其他类），在此基础上再按照 密级标准和保管期限建立相应的类别编号、归档序号。合同文件除档案编 号外，还须备注合同号。 .已盖章生效的合同在盖章后原件必须留存档案室（特别约定复印 件、 件同等有效的按约定），如该合同须由我方先盖章（乙方），或经 部门经理批准由我方先盖章的，档案室（或合同经办人员）需进行跟踪, 一周内必须将该合同办理完备，并办理存档手续。 .需要盖公司各类章的资料（包括合同）归档原那么上遵循谁盖章谁 归档的原那么，如发现盖章的资料（包括合同）未在所属公司存档，将追究经 办人的责任，其中盖公司公章、合同章的对外重要函件、合同必须留存原 件一份，其他根据具体情况可留存复印件。 .广东地区办公的部门、各公司归档档案必须在第一时间内完成， 外地公司需归档总部的档案需在每月集中到总部归档一次,并做好相应的 交接，在本部归档档案须在第一时间完成。 .归档的档案资料应完整、准确、系统。如外部重要的邮寄函件， 同时必须附相关邮递凭证原件，盖章资料必须附审批手续等。同时文件资 料和载体资料应能耐久保存，归档资料坚决不允许以 电感纸张或圆珠 笔书写的资料形式归档，以防止出现文字丧失情况。 .财