催收服务资料保存方案.docVIP

PAGE / NUMPAGES （一）资料保存方案 我公司将会针对客户单位的要求，建立资历保存方案，包含且不限于甲方提供的资料、催收过程的资料等，具体保存方案制度如下文所述： 1、制度建立目的 为规范催收相关文档资料的保存与管理，以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，对文件档案安全管理进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2、制度管理范围 本制度包含了文档的编写、审批、发放、使用、更改及作废等过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。 3、人员职责 1）客服部门组织催收文档的编制。 2）部门主管负责符合性审批、相关培训；催收部门负责人提供相关资源支持。 3）催收文档建立之后，客服部门安排专人进行统一封闭管理，确保信息保密。 4）银行要求回收的相关催收文档资料，客服部门安排专人进行对接，加密后发送。 4、催收文档管理过程 1）按照银行要求及催收标准，建立相关的催收文档（催收文档中不得体现银行及持卡人的敏感信息）。 2）催收主管进行审核过后，最终定稿并委派专人进行加密保存，不得泄露敏感信息。 3）催收文档要及时更新，并建立相关记录台账，确保记录真实。 4）银行要求回收文档时，积极响应，由专人对接，及时加密发送。 5、建立档案管理制度 包括4个制度： 立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。 档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。 档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。 档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。 5.1 立卷归档制度 为加强对催收文档的档案管理，使档案资料更好地为客户单位服务，根据国家《档案法》的规定，特订立本制度。 1）归档范围 凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有： 本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等； 虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算等。 2）归档时间 日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交归档； 凡专题会议、专题项目等，在任务完成后及时交档案室归档； 会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档； 档案室须在次年六月底前完成本单位上年度文件资料的立卷归档工作。 3）归档要求 归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全； 归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律； 归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿； 归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范； 归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。 4）阅档要求 凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还； 严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅； 要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动； 外单位人员不得擅自查看档案资料； 档案资料由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。 5.2 档案保管制度 1）根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。 2）档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。 3）定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。 4）保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。 5）做好档案收集工作，按规定向档案馆移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。 6）严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。 5.3 档案保密制度 1）接触催收文档的相关人员，均签署保密协议，不得泄露编制文档过程中接触的所有敏感信息，一经发现，造成严重后果，由当事人承担全部责任，公司给予开除处理。 2）经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守客户单位机密信息。 3）做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未