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工程建筑行业文档管理的解决方案 行业现状 工程建筑企业往往规模很大，公司结构、部门庞大复杂，人员组成多样，文档的安全使用一直是企业内部管理的重中之重。从前期的图纸设计、现场施工，到最后的工程验收，企业文档要不断的经过多部门、多人员的传输与修改，如何保障文档的安全性与准确性，是企业亟需解决的一大难题。而且现代建筑企业往往是多个项目并行，人员、资料交叉使用现象普遍，企业的文档管理成本高。 所以，缺乏行之有效的管理制度，会导致文档资料在存储、传输、使用等多个方面出现问题，不仅给带来了安全风险，也将极大的影响企业效率。 问题分析 图纸、项目资料等文件数量巨大，缺乏统一管理。不仅存储混乱，而且查找难度大，利用效率低。 项目资料存放在员工个人电脑上，电脑中毒、硬件损坏，容易导致文档全部丢失，影响工程进度。 员工离职或调岗后，项目的整体研究设计方案交接不全、流失、外泄，严重威胁文档安全。 跨地域及跨组织的项目各参与方之间缺乏一个集成化的协作环境，使得项目问题无法得到及时追踪和解决，并带来了高昂的沟通和协作成本。 项目参与各方信息不对称带来大量的错、漏、碰、缺，造成施工返工率增加。 企业员工办公地点流动性很强，项目人员往往需要离开办公室去现场办公，传统文件传输手段不仅风险高而且速度慢。 建筑图纸等文件经常需要多次修改与更新，版本混乱，无法查找修改记录并确定哪个是最新版本。 解决方案 ??企业云盘帮助工程建筑行业建立先进的文档集中安全存储平台，可以实现跨地域及跨组织协同工作，通过严密的权限设置，安全便捷实现项目之间文件交流与协作，打通“信息孤岛”，共享最新最全的项目资料。 工程资料集中管理 搭建企业文档集中存储平台，在云端存储和管理整个项目生命周期中的所有信息，实现项目各参与方实现项目规划、设计、招投标、施工、运维等各阶段的信息共享和协作。文件的集中管理一方面可以有效降低因为文件的个人存储造成的丢失泄漏，另一方面可以让历史项目资料的利用率得到提升。 项目协作便捷高效 项目成员彼此间需要大量的文件协作，传统文件传输方式不仅风险高而且速度慢。企业云盘平台帮助实现跨地域，跨组织的便捷高效的项目协作。通过创建项目文件夹，邀请项目成员进入，实现成员之间实时共享最新最全资料。外部协作提供了不同企业之间的共享关系，可以指定项目文件夹实现跨组织的文件互动。而对于动则几百M的项目图纸文件，通过分享可以快速秒传给对方，实现文件的快速流转。 权限管控严谨完善 通过上传、下载、预览、分享、删除等细颗粒度的权限设置，形成7类权限身份，用户可以自由设置权限身份，对跨部门、跨项目工作人员进行多维度多层次管理，确保企业所有的文档操作均受到有效管理，不仅保障了企业文档的安全性，避免丢失、泄露等风险，同时实现文件的按需共享。 随时随地移动办公 系统提供浏览器、客户端、移动端等多种访问方式，不论在办公室还是在工地，都可以随时查看工程图纸、照片、合同等；实时掌握确保项目团队及时获得最新图纸或资料，在现场更能实现施工照片移动终端上传；满足工程建筑行业的移动办公需求。 历史版本完整记录 自动记录建筑图纸、技术方案等文件的修改与更新，自动为每个文件版本编号，有效减少版本混乱引起的信息错误或施工返工，而且历史版本支持回退和查看，保护文档的完整性和准确性。 快速定位项目文件 企业云盘提供多种搜索模式，除了标题搜索，企业云盘更提供全文搜索帮助项目成员快速查找目标文件，而消息搜索可以查询项目交流信息；除了搜索模式，企业云盘同时支持标签和收藏，对于项目模板资料，可以收藏，标签则可以帮助项目资料以区域，客户，总包方等各种形式进行筛选。 另外，企业在企业云盘还可以按组织架构进行人员和文件系统性的管理；员工离职或者调岗，可以直接在平台上进行文件的一键交接，有效避免因为人员流动引起的资料流失；项目成员可以在平台进行一份方案的讨论，沟通交流记录在平台留痕随时可以回溯；也可以发起对合同，重要审批文件的审阅；而消息提醒让领导即使在会议或者行程中也能及时批复文件，让员工在出差在外也不错过任何一条项目讨论。