某人力咨询顾问公司高效的会议管理培训.ppt

北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 会议时间安排： ◆ 会议长度：一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时◆ 如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会议时间，到时就鸣铃。如果作不出决议，说明这个问题不适合在会议上解决?◆ 如重要的议程安排在前面，在大家精力比较集中的时间段 第五十二页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 会议成功的七要素 时间 地点 控制 跟进 会议 成果 氛围 准备 第五十三页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 会议地点与会场布置： ■ 会议地点不应设在经常会被打断的地方 ■ 在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松 ■ 长桌比较适合指令为主的会议，圆桌可以定调为非正式 ■ 使全体与会者既能看见又能被看见 ■ 座位之间留有一臂长的距离，与会者不能受太阳暴晒 ■ 考虑多种座位方案，选择最合适的一种 ■ 将电话转移出会场，请参会人关闭移动电话 第五十四页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 会议成功的七要素 时间 地点 控制 跟进 会议 成果 氛围 准备 第五十五页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 会议控制：时间控制 ■ 将会议安排在午餐之前，比较容易按时结束 ■ 设置钟表，指定会议的时间管理人 ■ 按时开始，按时结束，让迟到者明白他们的行为对会议不利 ■ 主持人应在会议开始重申会议的议程 ■ 发言者应事先进行准备，简洁明了，并控制发言时间 ■ 一个议题讨论基本成型之后，为了节约时间，主持人要迅速 总结，并将会议迅速导入下一个阶段 第五十六页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 会议控制：流程控制 ■ 一旦出现讨论跑题，迅速纠正 ■ 将到时尚未解决的问题，开进“停车场” ■ 将复杂问题交给一个工作小组，会后再进行汇报 ■ 如与会者的发言有创造性但不成熟，鼓励其会后完善 ■ 制止支流辩论和私下交流 ■ 按顺序发言，自由发言应注意控制时间与方向 ■ 不要重复别人的观点和已经提出的问题 ■ 用片刻沉默将会议从争吵带回到理智中来 ■ 果断制止无谓争论或有损会议氛围的争吵 第五十七页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 会议成功的七要素 时间 地点 控制 跟进 会议 成果 氛围 准备 第五十八页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 先听一个小故事！－大师的鞋带 第五十九页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 故事的哲理：保护发言者的热情与积极性 人都有自己的性格，当自己的意见被打击时，就会沉默寡言或者奋起反击，这就会影响到会议的气氛和效果，因此，对于研究型的会议，不要简单地否定别人的观点，而是应当尽可能地创造宽松、坦诚的气氛，保护发言者的热情。 第六十页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 再听一个小故事！－记者与孩子 第六十一页，共九十九页。 北京华夏基石人力资源顾问有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting * 第四回 会议组织管理 故事的哲理：换个角度看问题，海阔天地宽 相同的声音容易听到，