合同管理与订单评审程序.docx

LOGO 文件名称 文件编号 OP-20xx 合约管理与订单评审程序 文件版本 A0 制订部门 业务 第 PAGE 8页 共 NUMPAGES 9页 合约管理与订单评审控制程序 文件编号： OP-20xx 文件版本： A0 制订部门： 业务 发行日期： 20xx-7-15 受控状态： 核准： 审核： 制订： 修订页 版本 修改摘要 修改人 修改时间 修改人 目的 为保证满足顾客和法律法规的要求，充分具备履行合同的能力，减少供需双方履行合同的经济风险和责任，确保顾客和公司双方的利益。 适用范围 适用于本公司与产品相关的报价、合同及订单评审、协调、修订等相关的作业。 定义： EDI: Electronic Data Interchange, 电子资讯传递 ECN：Engineering Change Notice,工程变更通知。 MRP：Material Requirement Planning. 责任部门 PM 接受客户询价，对客户报价，管理和督导新产品开发进度 负责接收顾客合同，及其他与产品相关的要求（包括产品有害物质管控要求）并组织相关单位进行评审； 负责将内部评审结果与客户进行沟通、协调； 负责汇总客户合同并提交经管会秘书； 交管 交管负责接收客户量产订单及产品相关要求，主导量产订单评审； 交管负责将量产订单评审结果与客户进行沟通； 交管负责将与客户沟通结果反馈至内部进行作业； 交管负责依据客户需求制定出货计划 PD 负责新产品开发及对量产订单产品的变更部分，做相应的资料及工程变更处理。 PMC/各制造单位 负责对客户订单进行排产，达成客户满意交期 PMC负责订单交期的评审. 品质 负责客户合同中关于产品质量方面的要求评审； 负责客户订单中质量相关要求的评审，包含但不限于：产品质量要求、质量文件要求、检测能力要求及有害物质管控要求等 负责对客户订单需求产品进行生产制程中全程品质之监管。以保证客户产质量，为客户提供满意服务 策略采购量产采购 负责采购PMC部所需之物料，满足生产需求，达成成品出货交期。 环安工程师 负责客户合同中对环境、职业健康安全、企业社会责任、信息安全及不使用冲突矿产要求的评审； 负责将客户对环境、职业健康安全、企业社会责任、信息安全及不使用冲突矿产要求传达至公司内部实施 经管会秘书 负责保管客户合同，登记管理 作业内容 报价作业流程：客户邮件发送2D，3D图纸给PM，PM从客户拿到图纸后发给PD，同时将客户图纸CC至DCC受控存档。PD评估DFM并提供签核版工艺流程图给到报价组。报价人员核算价格与财务一起商讨后提供初版价格给董事长审核，董事长审核后将价格返回到报价人员和财务，报价人员再把价格提供给PM，PM出一份正式报价单以邮件方式报价给客户。 合同管理 合同接受：PM接新客户的合约时，PM首先对合约内容进行审阅，确定需要参与评审的责任单位。 合同评审： 由PM组织相关单位进行评审。 合同评审的方式可以是会议评审、会签评审、邮件征询。 合同评审的内容： 合同的一般要求由PM负责评审； 工程技术方面的要求由PD负责评审，需要其他单位协助时通知其他单位一起评审 质量管理要求DQE负责评审，产品有害物质管控要求由及体系工程师负责评审，合同交期相关要求由生管进行评审 合同中对环境、职业健康安全、企业社会责任、信息安全及不使用冲突矿产要求由EHS工程师进行评审 若有其他特殊要求时，由业务管理部确定评审责任部门，并通知其评审。 合同修订:对合约内容有争议部分，相关单位填写至《合同/订单评审报告》中经审核后交由PM与客户协调修改后再重产进行评审。 合同签订： 当能满足客户要求,或者经协调修订后能满足客户要求时，由PM将合同呈送总经办签核。 合约取消：若合约内容与客户协调后仍无法与客户达成一致，则取消此项业务。 经总经办签核的合同，由PM提交客户签署，并跟进客户将签核好的正本合同传回公司 合同归档： PM接收签核完成的正本合同后交由经管会秘书管理； 经管会秘书将接收到的完整的合同正本登记并上锁管控。 订单评审: 由交管组织各相关单位对量产第一批订单进行评审。 订单评审的方式可以是会议评审、会签评审、邮件征询。 针对新产品转量产后的第一笔订单、交管接收到订单后，必须组织相关单位进行会议评审/会签评审，并签署书面的《合同/订单评审报告》； 针对量产后一般订单/Forecast需求，由交管将订单需求/由Forecast转化成的计划订单上传到ERP系统同时发邮件给PMC部，经过PMC部确认交期后，交管根据PMC部确认结果排出货计划并发给客户。 客户通过E-mail,Fax,EDI方式向交管开具订单：其形式有P/O（Purchase Order）,每天/周需求通知（Daily/Weekly Dema