档案管理操作规范1终版.pdfVIP

档案管理操作规范 一、 目的 为进一步加强本公司库房档案管理工作，确保库藏档案的安全、 完善和齐全，结合本公司实际情况，特制定如下管理规范。 二、 适用范围 适用于公司档案管理部档案管理工作。 三、 工作内容 1、 接收档案 1） 接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行， 并由其中 一名库房人员作为接收工作的主要负责人。 2） 档案清点时， 须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细 核对。有缺失或遗漏的情况发生，需在档案清单上注明并取得客 户的签字认可。 3） 档案清点结果与客户清单有异时， 在未取得客户确认前， 不得进 行装箱作业。 4 ） 档案装箱时， 要求按客户清单上排列的先后顺序， 依次装箱并在 外箱上注明相应的箱号或装箱明细。 ① 如客户档案有分类的，则不同分类的档案不得混装。 ② 不得随意、糊乱装箱，避免为二次确认时制造人为障碍。 ③ 在装箱过程中，不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关 的话题。 ④ 装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表， 注明装箱内容、 箱数以及装箱人签名等内容。 ⑤ 装箱结束后，对档案存放设备进行逐一检查，确保没有遗漏。 5） 完成档案接收工作后， 由档案接收主要负责人出具档案交接单给 客户。 2、 档案整理 1） 档案入库后， 由两名或两名以上库房人员一起进行档案整理及二 次确认，并由其中一名库房人员作为二次确认的主要负责人。 2） 档案整理时， 须持有经双方签字确认的档案清单。 整理人员根据 清单与箱号对入库档案进行一一核查，确认无误后制作带条码的 档案清单。 ① 档案整理过程中，主要负责人需每日填写工作进度表，注明确 认进度、异常情况以及确认人员签名等内容。 ② 在整理过程中，整理人员不得随意折阅客户档案。 ③ 整理工作未结束前，主要负责人每日下班前必须检查整理库内 的待整理箱的包装情况是否有异常、 整理库房的门是否已上锁， 确保档案安全。 ④ 整理工作完成后，整理人员在核对制作的带条码的档案清单无 误后签字确认。 3） 档案整理完毕，根据外箱上的条码次序，依次排列上架。 4 ） 档案整理完成后， 根据工作表所记录的汇总， 对有异常情况的追 溯档案接收负责人的相应责任并上报公司领导作相应处理。 ① 如果档案整理人员未在整理过程中发现异常，而在后期客户调 档查阅时发现问题的，则追溯档案整理负责人的责任并上报公 司领导作相应处理。 3、日常管理 1）库房内所有设备和密集柜的排列应整齐有序，所排列档案须有标 识索引。 2）按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管 科学化，以利于档案的保护管理。 3）档案查阅完毕后，应立即放回原处，柜门随时处理关闭状态。 4 ）坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防” （即防盗、 防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄 密）工作，确保档案完整安全。 5） 按国家档案管理有关标准， 每日检查二次库房温湿度和除湿机运 行情况。保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污 染。