商务电子邮件的规范使用.ppt

？这些电子邮件正确吗 例一： 第三十一页，共四十三页。 第三十二页，共四十三页。 例二： 第三十三页，共四十三页。 第三十四页，共四十三页。 例三： 第三十五页，共四十三页。 第三十六页，共四十三页。 例四： 第三十七页，共四十三页。 第三十八页，共四十三页。 第三十九页，共四十三页。 ？您在使用电子邮件时做到了吗 第四十页，共四十三页。 经过这一系列的交流，大家对商务电子邮件的规范使用应该有初步的认识了。归结到底，两句话： ○只发有必要的邮件! ○让邮件为你的工作带来价值! 第四十一页，共四十三页。 谢谢！ 第四十二页，共四十三页。 内容总结 商务电子邮件的规范使用。没有见面交流条件的其他交流内容。○回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改主题。4、答复：关于**和**等相关问题的回复。二、邮件开头应写上称呼、开头结尾最好要有问候语。○对方可以清楚的知道发件人的信息。○对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化。对外、对公、对不熟悉的客户群体，签名档则应详细些。○签名档文字字体应与正文文字字体匹配，字号一般应选择比正文的小一些。2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”。一、区分收件人（TO）和抄送人（CC）还有密送人（BCC）。二、如何确定主送人和抄送人。抄送：项目小组成员的直接上级、项目主要领导。2、必须要有称谓，称谓要得当。谢谢 第四十三页，共四十三页。 * * * * * * * * * * * * * * * 商务电子邮件的规范使用 第一页，共四十三页。 目 录 第二页，共四十三页。 第三页，共四十三页。 正式工作报告/汇报/申请/请示及上级批复/指示/安排 部门之间事务往来 通知、通告、通报、公告、周知事项、建议性意见、文件发布 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项 第四页，共四十三页。 第五页，共四十三页。 一、注明邮件主题 第六页，共四十三页。 ○主题是接收者了解邮件的第一信息，通常人们会根据主题判断邮件的重要性。 ○主题应尽量简明、扼要，能反映文章的内容和重要性。 ○一封邮件尽可能只针对一个主题。 ○可适当使用大写字母或特殊字符来突出主题，引起收件人注意，但不要随便使用“紧急”之类的字眼。 ○回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改主题。 ○主题千万不要出现错别字。 第七页，共四十三页。 ？这些主题恰当吗 1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、答复：关于**和**等相关问题的回复 5、RE： RE： RE： …… 第八页，共四十三页。 二、邮件开头应写上称呼、开头结尾最好要有问候语 第九页，共四十三页。 三、正文内容 第十页，共四十三页。 第十一页，共四十三页。 四、附件 第十二页，共四十三页。 五、结尾签名 ○对方可以清楚的知道发件人的信息 ○签名信息不宜行数过多，可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息 第十三页，共四十三页。 ○对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；对外、对公、对不熟悉的客户群体，签名档则应详细些。 ○签名档文字字体应与正文文字字体匹配，字号一般应选择比正文的小一些。 为免出现乱码，字体 要匹配，统一选用： 简体、繁体或英文 可在邮箱中设置多个签名档，灵活 调用。 第十四页，共四十三页。 ？这样的邮件恰当吗 1、直呼收信人全名 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” 3、邮件中文字拼写错误 第十五页，共四十三页。 第十六页，共四十三页。 抄送？密送？ 第十七页，共四十三页。 一、区分收件人（TO）和抄送人（CC）还有密送人（BCC） 第十八页，共四十三页。 二、如何确定主送人和抄送人 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人，抄送给本部门的主管和对方部门的主管。 （如有必要应该抄送给主管的主管，一般情况下，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。） 第十九页，共四十三页。 项目通报类的邮件 主送：项目小组成员 抄送：项目小组成员的直接上级、项目主要领导 工作计划类的邮件 主送：工作计划下达对象 抄送：直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 第二十页，共四十三页。 三、邮件发送的时候应避免以下现象 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见