养老机构综合部主任岗位规范.docx

I I 综合部主任岗位规范 前言 II 范围 1 资格与技能 1 职责与权限 1 工作内容与要求 1 质量控制 3 考核 4 PAGE PAGE 1 综合部主任岗位规范 范围 本标准规定了综合部主任的职责与权限、服务与管理要求、质量控制、考核、报告与 记录。 本标准适用于（下面简称“机构”）综合部主任的岗位规范。 资格与技能 学历 本科或以上学历，市场营销、行政管理、人力资源等相关专业。 任职资格 具备 5 年以上行政管理相关工作经验，3 年以养老行业同岗位工作经验。 精通行政、采购、物资各模块工作内容及流程。 能有效控制人员成本，具有数据分析能力及文字写作能力。 善于协调、沟通，责任心强，有原则性，工作积极主动。能够妥善处理突发事件， 具有较强的综合管理能力。 职责与权限 职责 协助完成经营与管理。 管控后勤工作。 协调全院各部门之间的关系。 负责部门服务提供与质量管理。 其他临时任务及后勤保障支持。 完成各种证照年检及政府对接工作。 权限 组织召开本部门人员及相关人员会议，布置和检查行政事务、物资、采购等方面的 工作。 组织并制订人员任职要求和岗位职责。 组织并制订符合国家法律、法规和满足要求的工作规范。 监督检查全院安全管理工作，执行安委会工作决定。 代表对外行政事务接待和处置，并维护、员工和住户的利益。 按照文件管理的要求，监督处理和销毁过时文件（需保存记录）。 对各部门质量目标（或工作任务）进行核查。 监督各部门对相关规范标准的执行，对违章违纪人员有处理权。 工作内容与要求 Q/SJGHY GW402-01-2017 计划总结 制定本部门年度计划预算制定，把关计划预算执行情况。 分解本部门年度计划，形成部门各岗位工作计划。 监督行政人员收集、汇总各部门工作计划、总结的时间节点、把控内容，跟进计划 执行情况。 采购管理 供应商的选择与管理 根据公司采购制度把关本院采购管理规范的制定及修订。 监督采购人员按照院内采购管理规范提交采购计划，把关采购内容。 定期或不定期检查采购人员的采购台账管理工作。 行政总值班管理 指导行政人员对全院行政总值班人员的管理、调配、培训及值班信息汇总、分发和 督查。 每月底之前，负责排出下月行政总值班排班表，并以电子邮件形式发送到每一位行 政总值班人员邮箱中。 定期或不定期的对行政总值班检查问题跟进情况进行抽查。 逢节假日配合业务部门需求，对行政总值班及其他业务进行排班。 计算机及附属设备使用管理 把关员工提出的计算机及附属设备的申请或更换需求。 定期或不定期对信息人员管理的机房进行抽查。 库房管理规范 定期或不定期抽查库房管理工作。 库房管理人员变更时，需监督交接人员的盘点工作。 捐赠管理规范 捐赠物品的把关及处理。 定期或不定期抽查捐赠物品出入库单管理。 员工宿舍管理 制定宿舍入住与退宿条件，对宿舍配置、损毁现象提出合理建议并跟进执行。 定期组织各部门负责人对宿舍进行安全检查。 定期或不定期带领宿舍人员进行宿舍环境、安全抽查。 印信使用管理 根据公司印章管理制度，修订与宣贯本院印信管理规范。 监督并把控本院印章的日常使用。 定期或不定期检查印信人对印信的使用登记与保管。 会议管理 Q/SJGHY GW402-01-2017 根据会议性质，组织部门或协调各部门人员提前进行会场布置、会议内容准备及会 场秩序维护。 会后对综合部牵头负责的会议整理会议纪要，并跟进执行。 会后对会议室进行清理，确保会议室干净、整洁、安全。 合同及档案管理 监督行政人员按照院内合同及行政档案管理规范对归档合同及档案进行管理，并 签字登记。 定期或不定期检查档案管理人员归档的及时性、准确性。 定期或不定期抽查档案室的日常管理。 标准化管理 按照标准化管理规范牵头本机构标准化组织建设、标准制定与修订、标准宣贯及 组织实施。 负责标准文件的保管与借阅。 外包服务管理 配合外包服务商的选择与确定。 负责外包服务的管理、监督、检查和考核工作，包括合同内容及岗位职责履行情 况。 监督外包服务合同的备案。 事件管理 对全院进行事件管理规范的宣贯，并根据实际业务需求，对事件管理进行优化与 修订。 跟进各部门事件报告的及时上报与分析。 跟进与配合部门季度事件分析报告的完成。 服务质量及安全管理 协助物业公司建立本机构安全委员会，分级签订安全责任书，建立安全管理档案。 配合物业公司组织各部门进行每月进行安全检查工作。 每月组织本部门进行质控检查工作。 每月牵头全院组织各部门进行质控检查工作。 配合公司季度质控，并统筹、跟进全院质控问题反馈。 质量控制 需在规定时间内完成计划、总结汇总，并提交院长，延迟率为 0。 每季度结束后形成季度事件分析报告。 确保印章保管 100%安全 综合部负责的会议场地准备延误率