行政专员的主要工作职责.docx

行政专员的主要工作职责 行政专员的主要工作职责 PAGE / NUMPAGES 行政专员的主要工作职责 行政专员的主要工作职责 一、行政管理工作 制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理， 提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。 部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。 绩效考核： 全面了解，评估员工工作绩效， 发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是 通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核 形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。 二、日常行政事务处理 接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分 类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半 年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导， 分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案 的有效利用。 例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序， 发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与 会人员均应将手机设置为会议状态。 车辆使用及管理： 提高汽车使用率， 合理使用， 降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接 送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧 急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。 公司组织集体活动，酌情安排用车。 日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。 三、外部沟通 政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。 合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在 处理事务时注意以公司利益为重。 注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣 诞节、新年、春节、或重要合作伙伴 [ 客户 ] 的公司纪念日等） ，应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与 合作伙伴的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据 经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。 行政管理工作可以说是千头万绪、 纷繁复杂。 企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，但是行政工作在 企业中的作用是不可小视的， 所以也要求从事这个岗位工作的人员要具备一定的职业素养。 从事行政专员所具备的素质： 工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。 工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。 业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷”。 个人对行政工作的理解： 行政人员的工作就是对公司整体良好运营的全面协助。 在大的方面，对当前公司的工作重点有关信息， 收集整理并且做出分析，提出改良建议，及时跟踪了解并推动各项业务的进展，行政 人员要对公司内部各项业务都有一定的了解。 在小的方面， 行政的工作内容比较繁杂， 需要规划并服务员工在公司的生活。 这份工作对行政人员个人而言， 是对协作能力和服务能力的考验， 是一份非常锻炼人，使人考虑问题的时候能变得越来越周全的工 作。我对这份工作蛮感兴趣的， 并且在做这份工作的时候可以对我的个人能力能有很大提升，相信经过一段时间的接触和了解，我能够做一个合格的行政人员。