化工企业文件控制程序.docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — 化工企业文件控制程序  1.目的  为有效地操纵质量治理体系所要求的文件，确保公司质量治理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。  2.范畴  本程序规定了文件的审批、公布、发放、更换、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的操纵。  3.职责  3.1治理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。  3.2总经理负责批准公布质量手册、程序文件。  3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。  3.4办公室负责文件的发放、治理及更换操纵。  4、程序  4.1文件的操纵范畴  a、质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。  b、法律、法规和其他外来文件。  c、质量记录、表格。  4.2文件的编号  a、质量手册  公司名称/手册名称—版本号  如：YTHG/QM-A  b、程序文件  公司名称/程序文件名称-版本号-程序文件顺序号  如：YTHG/QP-A-01  c、作业指导书如：  d、外来文件：外来文件/（文件名称或）－流水号如WL/（合同法）－  01  e、质量记录：QR为质量记录，其后为手册中的章节号，01、02、03……为   质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。  4.3修改状态  4.4版本规定  4.5文件的编写、审核、批准、发放  文件公布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。  a、质量手册、程序文件由治理者代表组织相关人员编写，治理者代表审核，总经理批准公布，办公室负责登记发放。  b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报治理者代表批准使用，各部门负责登记发放。  c、应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。  4.6文件的操纵状态  文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量治理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。  4.7文件的更换  a、文件的更换一样由原编制部门进行，填写《文件更换申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更换的记录。  b、若指定其他部门进行文件更换时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。  c、所有被更换的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯独性。  d、文件更换内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。  4.8文件的领用  a、文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。  b、因破旧而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由文件发放部门作好相应发放签收记录。    a、文件持有人应妥善保管文件，不得在受控文件上私自涂改，不得私自外借文件，应确保受控文件清晰，易于识不。  b、文件主管部门应填写《受控文件清单》，受控文件清单中所列文件包括操纵部门归口操纵的所有文件。  c、所有失效和作废文件应由相关部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用，不需保留的作废文件，经总经理批准后，由办公室统一销毁并保留记录。  d、因法律或积存知识的目的，而需保留的作废文件应加盖“保留”章予以标识，以防混淆。  e、经审批后的文件，由办公室进行复制，以备发放，工作与操纵所需的质量记录，由办公室进行印制/复制，并配发至相关使用人员，复制的文件/质量记录，数量应保证工作与操纵所需。  4.10外来文件的操纵  a、收到外来文件的部门，需识不其适用性，并操纵分发以确保其有效性。  b、办公室应及时收集国家、行业标准的最新的版本，加盖受控印章，并分发至各部门使用。  4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录操纵程序》。  5.相关文件  5.1《质量记录操纵程序》  5.2质量记录表格  a.《文件发放、回收记录》  b.《受控文件清单》  c. 《文件更换申请》